Požadavek

Workflow

Pool

Filtr

Dynamické pole

Pracoviště

Archiv

Uživatel (řešitelská role)

Zákazník (zadavatelská role)

Autor

Administrační část

Administrátor systému

Notifikace

Modul Helpdesk a helpdeskový uživatel (zákazník)

V systému TaskPool existuje několik typů rolí. Podle přidělené role se uživateli určují práva na jednotlivé činnosti.

POZN.: Nahlížitel na zadavatelské straně vidí pouze záznamy připadající této straně, tedy skryté komentáře zadavatelů, záznamy času apod. Obdobná je situace s nahlížitelem na řešitelské straně.

Dále existují role Spoluřešitel a Spoluzadavatel. Spoluřešitelé a spoluzadavatelé mají možnost přispívat do tasků komentáři a dostávají z nich také notifikace. Obě role jsou popsány v uživatelském manuálu - spoluřešitelé v kapitole 4.3 Úprava tasku a spoluzadavatelé v kapitole 14. Modul Helpdesk.

POZN.: Spoluřešitelům lze nastavit plnohodnotná práva řešitele, více v kapitole 3.3 Karta Přístupová omezení.

Kompletní práva jednotlivých rolí popisuje následující tabulka, přičemž:

a dále:

- daná role má právo na danou činnost

- daná role nemá právo na danou činnost

- daná role může mít právo na danou činnost v závislosti na nastavení v administraci poolu na kartě "Workflow" (více v kapitole 3.2 Karta Workflow)

Tabulka 1.1. Práva jednotlivých rolí

Činnost	MZ	Z	Nz	SM	Ř	Nř
prohlížení tasků
zadání tasku
zadání autotasku
převzetí tasku
přidělení tasku řešiteli
komentář k tasku
dokončení tasku
kontrola tasku
potvrzení tasku
deaktivace tasku

POZN.: U prohlížení tasků je možné nastavení, aby každá z rolí viděla pouze svoje tasky, toto se provádí v administraci poolu na kartě "Přístupová omezení" (kapitola 3.3. Karta Přístupová omezení).

Do administrátorské sekce TaskPoolu se dostaneme z pracoviště tlačítkem "Administrace" a pro návrat zpět slouží tlačítko "Pracoviště". Záložky jsou rozděleny podle jednotlivých funkcí systému. I zde platí jednotná konvence systému, kdy oranžové texty jsou zároveň odkazy s vazbou na další funkčnost.

Obrázek 1.1. Administrátorská sekce

Kliknutím na ikonu Nový se zobrazí formulář pro vytvoření nového uživatele systému. Vytvořit nového uživatele může pouze administrátor, veškerá nastavení si však dále může editovat každý uživatel sám.

Obrázek 2.3. Vytvoření nového uživatele

Uživatelské jméno a heslo jsou standardní prostředky pro přihlášení do systému. Křestní jméno a příjmení se budou zobrazovat v každém zápisu o provedení změny v systému daným uživatelem. Na zadaný e-mail mu budou chodit notifikace o změnách v tascích, které se daného uživatele týkají. Pole pro telefonní číslo je zde pouze informativní. U každého uživatele lze vybrat výchozí jazyk, ve kterém se bude hlásit do systému.

Trvalé přihlášení bude fungovat pouze tehdy, pokud bude toto pole zaškrtnuté v uživatelském profilu. Zároveň je zde může nastavit, jak dlouho bude přihlášení platné.

Tlačítkem Zobrazovat záznamy času zapínáme zobrazování tzv. "timesheetů", více v kapitole 21. Evidence nákladů.

V poli Stav můžeme nastavit, zda má být uživatel aktivní nebo neaktivní, v druhém případě bude uživateli zamezen přístup do systému a nebudou mu doručovány notifikace. Této volby využíváme v případě, kdy uživatelovo působení v systému TaskPool ztratí smysl. Uživatele nelze přímo smazat z důvodu již vytvořených vazeb, veškeré změny a záznamy provedé uživatelem před deaktivací v systému zůstanou. Neaktivní uživatelé se také nezapočítávají do licence.

Poslední volbou je zda se bude daný uživatel synchronizovaný s LDAPem. Vice o LDAPu v kapitole 10. LDAP / AD.

Po vytvoření uživatele se jeho jméno zobrazí v administraci v seznamu na kartě "Uživatelé". Administrátor může editovat nastavení všech uživatelů, poklepáním na libovolného z nich se otevře okno pro editaci. Zde jsou možnosti nastavení již o něco zajímavější než při prostém vytváření uživatele, vše je popsáno v uživatelském manuálu v kapitole 3. Nastavení uživatele.

Na kartě "Obecné" nastavujeme základní vlastnosti poolu. Již vytvořený pool nemůže být smazán, ale pouze deaktivován. Důvodem je možná existence vazeb na další časti systému. Neaktivní pool se nezapočítává do licence.

Obrázek 3.1. Vytváření poolu: Karta Obecné

Kolonka Kategorie je nepovinný údaj. Může sdružovat jednotlivé pooly s podobným účelem (např. Helpdesky) a sloužit tak k lepší manipulaci s těmito pooly pomocí filtrů. Více v kapitole 7. Filtry.

Barva poolu označí každý požadavek specifickou barvou na pracovišti i v detailu. Umožňuje tak intuitivnější práci s tasky, např. všechny helpdeskové tasky žluté apod.

Obrázek 3.2. Barva poolu

V případě, že je použito Logo poolu, zobrazuje se na pracovišti v horní liště na levé straně.

Na této kartě definujeme proces řešení jednotlivých tasků v daném poolu.

Obrázek 3.3. Vytváření poolu: Karta Workflow (horní část)

Následující volby určují práva jednotlivých rolí v konkrétním poolu. Následuje popis složitějších nastavení:

Počet dní do vypršení je implicitní nastavení deadline pro nový task v daném poolu, tedy kolik dní je určeno na vyřešení tasku. Čas vypršení může dále upravovat SLA, je-li nastaveno, více v kapitole 18. SLA.

Automatické archivování znamená, že kompletně dokončené tasky (mají ikonu zeleného vykřičníku) po zadaném počtu dní automaticky přecházejí do archivu.

Přesouvání tasků je volba, díky které můžeme přesouvat tasky z daného poolu do jiného. Přesunutý task se přesune do archivu mateřského poolu ve stavu "Přesunut" a zapíše se do něj link na nový - přesunutý task. Přesunutému tasku zůstanou zachovány všechny hodnoty a historie a založí se ve stavu "Zadán k řešení". Přesouvání je vhodné použít, pokud je task omylem zadán do jiného poolu. Pokud takové nebezpečí ve vaší konfiguraci běžně nehrozí, doporučujeme tuto volbu vypnout. Zjednoduší to formulář editace tasku.

POZOR! Pokud přesouváme task do poolu, který neobsahuje stejné datové položky (např. dynamická pole) jako původní pool, u přesunutého tasku může dojít ke ztrátě dat.

Exportování / Importování tasků. Pokud je v systému nastaveno propojení dvou a více instancí systémů mezi sebou, je možné těmito volbami zapínat pooly, ve kterých se bude nabízet akce Exportovat a pooly, které se budou v propojené instanci nabízet jako cílové. Do importovaného požadavku se přenáší historie požadavku exportovaného. Množství přenesených informací záleží na konfiguraci cílového poolu.

Volba Přidělování tasků mění možnosti přidělení řešitele a spoluřešitelů.

Pokud je task Přidělován servisním manažerem, nemůže si jej řešitel sám převzít. V opačném případě si řešitelé sami tasky přebírají bez nutnosti přidělení.

Řešitel potvrzuji přidělení umožňuje řešiteli se vyjádřit k přidělenému tasku. Přidělený task může akceptovat nebo odmítnout.

Řešitel může přidělovat své tasky znamená možnost přidělit Řešiteli jeho task jiným řešitelům. Pokud není volba zaškrtnuta, má toto oprávnění pouze Servisní manažer.

Možnost přidělit vytvářený task rozšiřuje formulář nového tasku o možnost přiřadit řešitele nebo spoluřešitele (v závislosti na matici zobrazení rolí). Servisní manažer má tuto možnost vždy zapnutou.

Další volby se týkají tzv. rozšířeného workflow a jsou detailně popsány v uživatelském manuálu v kapitole 5. Rozšířené workflow v TaskPoolu. Jsou to:

Smyčkou Schvalování podmínek nastavíme dané roli právo na schvalování deadline a ceny. Pokud bude mít toto právo např. pouze servisní manažer, ostatní uživatele mohou podat pouze návrh na změnu podmínek a servisní manažer je musí buď schválit nebo odmítnout.

Dále je možné nastavit, která role Může zakládat task zpětně. Hodnota "Zadán k řešení" je pak nastavena podle zvolené hodnoty při zadávání tasku a datum a čas skutečného zadání tasku je uvedem pouze v historii tasku v prvním komentáři.

Pokud je task ve stavu "Čekání na informace", aktivní pole Posunout o půlnoci deadline při čekání tasku zaručí, aby deadline tasku zůstávala v tomto stavu vždy stejná, resp. o půlnoci se deadline vždy prodlouží o jeden den. Např. task bude čekat týden na informace a deadline bude po celou dobu čekání vždy 5 dní. Jakmile task přejde zpět do řešení, deadline se opět začne odečítat.

Informace dodána komentářem zákazníka - pokud je task ve stavu Čeká na informaci a zákazník přidá komentář (buď ze zákaznického rozhraní nebo z e-mailu), přepne se task do předhozího stavu.

V dolní části obrazovky se pak nastavují práva pro možnost zobrazení a editace ceny a deadline jednotlivým rolím v jednotlivých stavech tasku.

Obrázek 3.4. Vytváření poolu: Karta Workflow (spodní část)

V nastavení na obrázku bude moci zadavatel a řešitel stanovit cenu pouze při zakládání tasku, kdežto manažer zadavatelů a servisní manažer budou moci tuto položku editovat i ve stavech navržen k řešení, zadal k řešení a navržen k přidělení.

Pokud je v poolu větší množství zadavatelů a řešitelů, je vhodné blíže řídit zobrazování tasků a zasílání notifikací. Na této kartě můžeme nastavit, které tasky budou jednotlivým rolím přístupné a ze kterých tasků budou dostávat notifikace. Každý zadavatel, resp. řešitel může volitelně vidět všechny tasky a dostávat z nich notifikace, anebo vidět všechny tasky a dostávat notifikace pouze ze svých tasků. Poslední možností je vidět pouze svoje tasky a pouze z těchto tasků dostávat notifikace. Tímto nastavením docílíme zpřehlednění poolu jednotlivým rolím.

Obrázek 3.5. Vytváření poolu: Karta Přístupová omezení

Sekci Zobrazení seznamu uživatelů určuje práva, která role vidí kterou roli, a to v libovolném seznamu uživatelů. Tento seznam nalezneme např. při přidělování tasku řešiteli apod. Defaultně je nastaveno, že všichni vidí všechny uživatele daného poolu, doporučujeme toto nastavení ponechat.

V sekci Skryté komentáře nastavujeme, které role mají právo vkládat k taskům skryté komentáře. Obecně platí, že skrytý komentář někoho z řešitelské strany (Řešitel, Servisní manažer) není viditelný zadavatelské straně (Zadavatel, Manažer zadavatelů) a opačně. Je také možno povolit, že komentář bude při každé úpravě tasku implicitně skrytý. Tím lze zamezit případnému úniku interních informací.

Možnost odesílat urgentní notifikace znamená, že daná role bude mít při úpravě tasku v dolní části checkbox "Urgentní". Pokud tento checkbox zaškrtne, všem uživatelům poolu přijde notifikace s výstražným statusem "URGENTNÍ !!!". Tato volba je zavedena proto, že někteří uživatelé nedokážou rozeznat rozdíl mezi skutečně urgentní záležitostí a tou méně důležitou, proto lze možnost zasílání urgentních notifikací zakázat.

Pokud je volba Zobrazovat zadavateli druhé a další přidělení nastavena na hodnotu "NE", zadavatel tasku uvidí v historii pouze první přidělení tasku konkrétnímu řešiteli. Pokud je poté task přidělen jinému řešiteli, tak tento zápis v historii již zadavatel neuvidí. Pokud je zvoleno "ANO", vidí zadavatel veškerou historii přebírání tasku, což však pro něj může být často zbytečná informace, a právě proto je zavedena tato volba.

Další volbou je Spoluřešitel přebírá práva řešitele. Pokud je tento checkbox zapnutý, má spoluřešitel stejná práva jako řešitel tasku. Pokud je vypnutý, může spoluřešitel pouze přidávat k tasku komentář a dostává z něj notifikace.

Následuje možnost aktivace volby Externí zadavatel. Ta u každého tasku aktivuje pole, kde lze vypsat e-maily oddělené čárkou, na které budou odesílány zákaznické notifikace (stejně jako externímu zadavateli tasku).

Další volba umožňuje zasílat buď Výchozí notifikace externím zadavatelům (dle nastavení helpdesku), nebo notifikace vlastní definované v záložce Notifikace.

Uživatelé jsou vytvářeni a editováni na úrovni TaskPoolu. Role jsou uživatelům přidělovány administrátorem na úrovni poolu. V každém poolu lze do rolí definovat dostupný počet uživatelů (dle licence). Každému uživateli lze v konkrétním poolu přiřadit jednu ze 6 rolí. Každý pool musí obsahovat alespoň jednoho servisního manažera.

Obrázek 3.6. Vytváření poolu: Karta Role

U každého uživatele je na konci označení [A] nebo [N], které odpovídá jeho stavu – aktivní nebo neaktivní. V seznamu nepřiřazených uživatelů jsou zobrazeni jen aktivní uživatelé. Zatržením pole Zobrazit neaktivní uživatele se do seznamu doplní i tito.

POZN.: Pokud v poli "Nepřiřazení" nejsou vidět žádní uživatelé, je nutné uživatele nejprve vytvořit (viz kapitola 2. Uživatelé TaskPoolu).

Stačí označit jednoho či více uživatelů v levém poli, a pomocí šipky ">>" přiřadit tyto uživatele do dané role. Analogicky lze postupovat obráceně. Změnu v rolích lze provádět kdykoliv během existence poolu, stejně tak jako jakékoliv jiné nastavení vlastností poolu.

POZN.: Pokud je uživatel deaktivován, je možné mu ponechat role ve všech poolech pro případ budoucí opětovné aktivace.

Notifikace jsou e-mailová upozornění uživatelům na změny v TaskPoolu. Na kartě "Notifikace - časování" můžeme nastavit frekvenci odesílání. Také nastavujeme adresu odesílatele a formát předmětu notifikačního mailu.

Obrázek 3.7. Vytváření poolu: Karta Notifikace - časování

POZN.: Notifikace mohou být kromě e-mailů zasílány také formou SMS zpráv, viz kapitola 22. SMS.

V této sekci nastavujeme samotné časování notifikací. Volba Vždy zaručí, že notifikace bude odeslána okamžitě při změně tasku. To je však někdy obtěžující a proto lze nastavit hodnotu Perioda. Zde můžeme nastavit např. zasílání notifikací v době od 8:00 do 17:00 s periodou 1 hodiny. Tento souhrnný e-mail pak bude obsahovat notifikace ze všech tasků, které byly během minulé hodiny upraveny. Pokud zvolíme Nikdy, notifikace z poolu nebudou chodit vůbec. Výjimkou je urgentní notifikace, pokud je při úpravě tasku zaškrtnuto pole "Urgentní", dojde notifikace všem členům poolu.

Notifikace po uživatelích

Tato volba umožňuje nastavit každému uživateli poolu unikátní časování notifikací. Tlačítko "Notifikace po uživatelích" se zobrazí při editaci již vytvořeného poolu (nelze provádět při vytváření nového poolu, protože ještě nejsou vložení uživatelé) dole na liště vedle tlačítek "Uložit" a "Zavřít okno".

Obrázek 3.8. Notifikace po uživatelích

Ve výběrovém poli nahoře lze pak vybrat konkrétního uživatele a změnit pro něj nastavení individuálně.

• Podle nastavení v poolu - časování notifikací je převzato z nastavení poolu.

• Podle nastavení uživatele - časování notifikací je převzato z uživatelského profilu, kde se dá nastavit stejným způsobem, jako zde v poolu.

• Individuálně - časování notifikací lze nastavit zcela individuálně pro daného uživatele v daném poolu bez ohledu na nastavení uživatele či poolu.

Na této kartě nastavujeme počet úrovní priorit využívaných daným poolem (tedy například od 1 do 4) a rovněž názvy jednotlivých priorit v podporovaných jazycích (Kritická, Vysoká, Střední, Nízká atd.). Můžete také určit, která priorita bude při zakládání tasku výchozí.

Dále zde lze nastavit, zda bude priorita zobrazena jako ID (číslo 1-5), nebo jako Label (nastavený název daného stupně priority). Toto lze nastavit zvlášť pro detailní zobrazení a pro výpis tasků.

V dolní části formuláře lze nastavit právo vidět prioritu tasku podle rolí (sloupec "Zobrazit") a také právo měnit prioritu tasků podle rolí a stavu tasku (ostatní sloupce).

Obrázek 3.9. Vytváření poolu: Karta Priority

Při konfiguraci na obrázku vidí prioritu všechny role, přitom Manažer zadavatelů a Zadavatel mohou určit prioritu pouze při zakládání tasku a Servisní manažer může měnit prioritu při zakládání a ve stavech Zadal k řešení, Převzat, Navržen k přidělení a Nové podmínky.

Na této kartě je možné nastavit, která SLA schémata budou použita pro daný pool a které bude výchozí. Nastavení práv pro změnu a zobrazení SLA a pro nastavení manuálního update time probíhá obdobně jako u priorit nebo dynamických polí. Podrobně o konfiguraci SLA schémat v kapitole 18. SLA.

Obrázek 3.10. Vytváření poolu: Karta SLA schémata

Na této kartě lze nastavit, která dynamická pole budou v poolu zobrazena a kterým rolím. Do jednotlivých poolů přidělujeme dynamická pole z globálního seznamu vytvořených polí. Více v kapitole 4. Dynamická pole.

Obrázek 3.11. Vytváření poolu: Karta Pole

U polí, která chceme vložit do poolu, je třeba mít vlevo aktivní checkbox "Zobrazit pole" a zadat hodnotu "Pořadí", dle které se budou pole v tasku zobrazovat. Jako pořadí se zadávají kladná čísla od sebe různá. Pole s nejnižším číslem bude zobrazeno nejvýše. Doporučujeme číslovat pole např. 10, 20, 30 atd. z důvodu možného přidávání dalších polí mezi již existující pole, to by číslování 1, 2, 3 apod. neumožnilo.

Práva vidět a editovat pole lze nastavit obdobně jako u nastavení priorit po rozkliknutí příslušného odkazu "Upravit přístupová omezení". Jednotlivým rolím lze přesně nastavit, zda budou pole vidět a ve kterých stavech tasku budou mít možnost pole upravit. Hodnota "Zobrazit i ve výpisu" určuje, zda bude hodnota pole zobrazena i ve výpisu tasků na pracovišti. Pokud zde nechceme zobrazovat hodnoty prázdných polí, toto zrušíme checkboxem "Nezobrazovat prázdná dynamická pole na pracovišti".

Dále lze nastavit ve kterých stavech bude vyžadvoáno zadat hodnotu daného pole. V konfiguraci na obrázku např. nebude možné dokončit task bez zadání hodnoty do pole "Counter".

Taskpool umožňuje nastavit vybírání e-mailové schránky a z došlých e-mailů vytvářet tasky. Potom mohou jak uživatelé TaskPoolu, tak helpeskoví uživatelé zakládat tasky nebo přidávat komentáře pouhým zasláním e-mailu na danou e-mailovou adresu.

Popis e-mailového rozhraní

Pro příjem e-mailových požadavků je využíván protokol IMAP, POP3 nebo Gmail API, známé zejména z e-mailových klientů, kde jsou jím e-maily stahovány do počítače. Zde je princip obdobný, ale e-maily se vloží do TaskPoolu jako nové tasky. Toto nastavení se provádí pro každý pool zvlášť. Je tak jasné, do kterého poolu se budou tasky z dané schránky vkládat.

K umožnění příjmu e-mailů je potřeba změnit stav na aktivní a vyplnit konfigurační položky.

Obrázek 3.12. E-mail Interface (IMAP)

Pomocí tlačítka Ověřit přihlášení ověříme, jestli přihlášení proběhlo úspěšně nebo naopak díky hlášce, které nám vyskočí v malém okně.

Obrázek 3.13. E-mail Interface (Ověření přilášení)

• URL serveru: adresa poštovního serveru IMAP nebo POP3 (např: imap.seznam.cz)

• Přihlašovací jméno: zpravidla e-mail (např. taskpool@seznam.cz); v případě Office 365 lze použít i sdílenou schránku (např. schranka@firma.cz/sdilena_schranka@firma.cz)

• Heslo: heslo ke schránce

• Používat ověření: ve většině případů vyžaduje připojení zapnuté ověření

• Uložit jako EML: do přílohy tasku se uloží celý e-mail ve formátu EML

• Smazat email na serveru: Nikdy - po přečtení zůstane e-mail ve schárnce; Vždy - po přečtení bude e-mail smazán; Zpracované - smažou se pouze e-maily přenesené do Taskpoolu, ostatní ve schránce zachová

• Datum zadání z emailu: jako čas zadání tasku bude čas přijetí e-mailu; v opačném případě bude zaznamenán čas vyčtení e-mailu ze schránky

• Ignorovat podle výrazu: do pole lze vypsat výrazy jejichž výskyt zamezí stažení e-mailu do TaskPoolu

Obrázek 3.14. E-mail Interface (Google API - metoda Oauth2)

• Client ID a Client Secret: tyto hodnoty jsou definovány v nastavení účtu Google / Google Workspace. Pro uživatele produkčního serveru taskpool.net není třeba tyto hodnoty nastavovat, pro ně je již definováno propojení. Uživatelé řešení on-premise musí toto ověření u svého gmail účtu vytvořit (https://console.cloud.google.com).

• Login: e-mail, z kterého se budou načítat tasky

V momentě, kdy přijde po aktivaci této funkce na zadanou adresu libovolný e-mail, TaskPool z něho vytvoří nový task v daném poolu. Předmět e-mailu je brán jako předmět tasku, text e-mailu se uloží do popisu tasku. Datum vypršení tasku se nastaví implicitně pro daný pool. Pokud v TaskPoolu řešitel na tento task odpoví, původnímu odesílateli (zadavateli) dojde odpověď na e-mail. Pokud znovu odpoví na tento e-mail, reakce se zapíše jako komentář k již existujícímu tasku. Odesílatel tak vůbec nemusí tušit, že je v cestě vůbec nějaký TaskPool.

Email Interface OAuth2 pro Microsoft office 365

Nejdříve se musí vyplnit Typ, kde se vybere z nabídky OAuth2 Imap, poté se vyplní přihlašovací jméno, URL a z Azure se doplní údaje do Client ID a Client secret (Více v Nastavení OAuth 2.0 pro TP). Poté je potřeba údaje uložit a zavřít okno.

Obrázek 3.15. Přihlášení do Microsoft Azure

Znovu otevřeme Email Interface a nově se zobrazí Login/Logout.

Obrázek 3.16. Login/Logout

Kliknutím na Login budete přesměrováni na stránku Microsoft, kde dochází ke schválení práv.

Obrázek 3.17. Přesměrování na stránku Microsoft

Potvrdíme, a když vše proběhlo úspěšně, tak se musí objevit Okey.

Obrázek 3.18. Požadovaná oprávnění

Vrátíme se zpátky do Email Interface a klávesou F5 refreshneme stránku. Už by se tam měli objevit vyplněné pole datum, acces token a refresh token. Údaje je potřeba znovu uložit a zavřít okno.

Přihlášení si můžeme ověřit pomocí tlačítka Ověřit přihlášení (Více v Popis e-mailového rozhraní).

Nastavení OAuth 2.0 pro TP

Zadejte do prohlížeče webovou stránku (https://aad.portal.azure.com/).

Přihlašte se uživatelem, který má oprávnění ke správce Microsoft Azure (účet Microsoft 365 s rolí Globální administrátor nebo uživatel s oprávněním ke změnám v Registraci aplikací).

Obrázek 3.19. Přihlášení do Microsoft Azure

Vyberte z levého sloupce položku Azure Active Directory a dále Registrace aplikací.

Obrázek 3.20. Microsoft Azure

Zvolte možnost Nová registrace.

Obrázek 3.21. Nová registrace

Vyplňte název Taskpool a jako identifikátor vyplňte URI adresu Vaší aplikace TaskPool.

Příklad: https://firma.taskpool.cz/oAuth2LoginCallback

Obrázek 3.22. Nová registrace - vyplnění údajů

Dále vyberte z levé nabídky Ověřování a níže vyplňte adresu URL pro odhlášení a zaškrtněte možnost Tokeny ID (používané pro implicitní a hybridní toky) a uložte.

Příklad: https://firma.taskpool.cz/index.do

Obrázek 3.23. Ověřování

Vyberte nabídku Certifikáty a tajné kódy, zvolte Nový tajný kód klienta a vyplňte Popis a zvolte platnost 24 měsíců.

Obrázek 3.24. Certifikáty a tajné kódy

Vygenerovaný kód Hodnota zkopírujte a vložte do TaskPoolu pod položku Client secret.

Obrázek 3.25. Tajné kódy klienta

Zvolte Přehled a zkopírujte hodnota ID aplikace (klienta) a vložte do Taskpoolu pod položku Client ID.

Obrázek 3.26. Přehled

Dále je nutné zvolit Podnikové aplikace a podokno Souhlas a oprávnění.

Obrázek 3.27. Podnikové aplikace

A zkontrolovat, že je zvolena volba Povolit souhlas uživatele pro aplikace.

Obrázek 3.28. Nastavení souhlasu uživatele

Na této kartě nastavujeme práva pro jednotlivé skupiny činností záznamů času. Více o konfiguraci záznamů času v kapitole 21. Evidence nákladů.

Obrázek 3.29. Vytváření poolu: Karta Evidence nákladů

Pro každou roli můžeme přidělit jednu skupinu činností. V našem příkladu byla servisním manažerům přidělena skupina činností Customer service a řešitelům skupina Developement. Při vytváření záznamu času se budou každé roli zobrazovat všechny činnosti z dané skupiny činností a budou do nich moci zapisovat.

V další části obrazovky nastavujeme možnosti zobrazení. Na výběr jsou tyto:

Formát zadávání záznamů volíme následující:

Dále nastavujeme, kterým rolím se zobrazí součet všech vykázaných časů k danému tasku.

Funkce plánování slouží pro přehlednou evidenci harmonogramu řešení jednotlivých tasků. Řešení každého tasku je možné naplánovat na libovolný termín či časový úsek. Schéma naplánovaných tasků je pak možné importovat do softwarů pracujících s kalendáři, otestovány jsou aplikace Microsoft Outlook 2007 a 2010 a Mozilla Lightning, Apple iCal a Google Calendar.

Obrázek 3.30. Vytváření poolu: Plánování

Práva na tvorbu plánování se nastavují stejně jako pro dynamická pole, právo plánovat tedy můžeme přidělit např. pouze řešitelské straně apod. Stejně tak lze nastavit ve kterých stavech bude toto pole povinné. V editaci tasku se pak oprávněným rolím zobrazí další dvě položky, do kterých se vyplňují datumy pro plánování.

Obrázek 3.31. Plánování v editaci tasku

Podle nastavení na obrázku máme práci na daném tasku naplánovaou od 3.6.2018 od 8:00 do 3.6.2018 do 11:30.

V případě aktivní volby Využívat hodnotu "vyprší" když jsou datumy nevyplněné odpadá nutnost vyplňování jednotlivých datumů. Pokud je alespoň jedno pole nevyplněné, TaskPool automaticky dosadí hodnotu vyprší (deadline). Pro lepší kontorlu při plánování tasků však doporučujeme tuto volbu vypnout.

Na této kartě je možné blíže specifikovat možnosti vazeb mezi jednotlivými tasky. Provazování tasků je popsáno v uživatelském manuálu v kapitole 6. Vazby mezi tasky.

Obrázek 3.32. Provazování tasků

Volné provazovaní tasků umožňuje jednotlivým rolím při úpravě tasků v daném poolu vytvářet libovolné vazby do jiných poolů, do kterých mají přístup. Mohou tedy vytvářet nové rodičovské tasky, podřízené tasky a odkazy k danému tasku nebo těmito vazbami svazovat task s dalšími již existujícími tasky.

Kopírovat zadavatele - volba umožní zkopírovat do cílového poolu zadavatele původního požadavku (pokud to umožňuje konfigurace cílového poolu).

Informovat nadřízený task o dokonční - pokud je tato volba zaškrtnuta, dojde při ukončení (dokončení, deaktivaci, přesunutí nebo exportu) subtasku k vložení komentáře do nadřízeného tasku. Pokud dojde k ukončení posledního subtasku, hlásí komentář Ukončení všech subtasků.

Na této kartě je dále možné nastavit tlačítka pro zjednodušení vytváření vazeb. Tlačítko předem definuje, která vazba a do kterého poolu se bude vytvářet. V okně úpravy tasku se pak tyto tlačítka zobrazí pod oknem pro komentář a po kliknutí na ně se automaticky zobrazí formulář pro založení nového tasku do předem nastaveného poolu.

Okno pro přidání vazby může vypadat takto:

Obrázek 3.33. Provazování tasků

Pokud má daný uživatel (role) právo na volné provazování tasků, je mu dostupné po kliknutí na odkaz pod tlačítky.

Konfiguraci jednotlivých poolů je možné kopírovat. Kopíruje se pouze konfigurace, tasky zadané v daném poolu se nekopírují. Kopírování je možné provést kliknutím na tlačítko "Kopírovat Pool" ve výpisu poolů. Objeví se formulář pro vytvoření nového poolu s tím rozdílem, že veškerá konfigurace včetně názvu se shoduje s konfigurací kopírovaného poolu. Stačí změnit název poolu a kliknout na tlačítko "Uložit". V seznamu poolů se objeví nový pool se shodnou konfigurací. Samozřejmě je možné v kopírované konfiguraci dále provádět libovolné změny. Podobně je možné kopírovat Helpdesky, viz kapitola 17.17. Kopírování Helpdesků.

Na této kartě je možné přidávat nové štítky. Nalevo kliknete na tlačítko "Nový", kde si nastavíte název a barvu štítků. Poté dáte "Uložit" a "Zavřít okno".

Obrázek 3.34. Karta Štítky

Přesunete se na kartu Pooly, kde kliknete na název požadavku.

Obrázek 3.35. Karta Pooly (Štítky)

V úpravě požadavku kliknete na kartu Štítky, kde si je zaškrtnete. Poté kliknete na "Uložit" a "Zavřít okno".

Obrázek 3.36. Štítky - úprava požadavku

V požadavku kliknete na "Upravit". V pravém sloupci si budete moc vyfiltrovat nebo vybrat z nabídky neomezený počet štítků. Poté znovu uložíte a změna se objeví v komentářích.

Obrázek 3.37. Úprava požadavku - Štítky

Obrázek 3.38. Štítky - komentář

V přehledu požadavků jsou vidět nastavené štítky, které jsou barevně odlišné.

Obrázek 3.39. Štítky - Přehled požadavků

V uživatelských souborech je možné vyhledat a nebo vyfiltrovat soubory pmocí názvu souboru nebo koncovky (.png).

Obrázek 3.40. Karta Soubory

Ve formuláři pro vytvoření nového pole nejprve vybereme typ dynamického pole, systémový identifikátor (jedná se o název, který jednoznačně identifikuje pole a je pro každé pole unikátní), dále pak název pole podle jednotlivých jazyků (jak se zobrazí uživatelům TaskPoolu) a výchozí hodnotu pole. Výchozí hodnota se bude implicitně zobrazovat do první úpravy pole, např. u textových polí je to předvolený text.

Do kolonky "OnChange" je možné zapsat libovolný javascript. Těchto scriptů může být i více, oddělují se znakem středníku (";"). Tyto scripty se automaticky provedou vždy po načtení pole. Můžeme tak tvořit např. závislosti mezi jednotlivými poli. Toto je popsáno a nastaveno v ukázkových konfiguracích, které vám na požádání rádi předvedou naši pracovníci.

Tyto vlastnosti mají všechna pole společná. Další vlastnosti se liší podle typu pole a budou přiblíženy v následujících kapitolách.

Toto pole slouží pro zápis libovolného textu do jednoho řádku. Po volbě typu pole se dá kromě obecných vlastností zadat velikost pole a maximální počet znaků, oboje v počtech znaků.

Obrázek 4.2. Vytváření dynamického pole typu Textové pole

V praxi pak pole vypadá takto:

Obrázek 4.3. Dynamické pole Textové pole v praxi

Dynamické pole Textová oblast je podobné typu pole Textové pole s tím rozdílem, že umožňuje zápis textu na více řádků. Při vytváření máme možnost nastavit počet řádků pole a jeho šířku.

Tyto dva typy pole mají obdobná nastavení, liší se především zobrazením. Výhodou Radiobuttonu je také nutnost pouze jednoho kliku pro vybrání určité z možností, u selectboxu jsou nutné kliky dva. Selectboxem je ale navíc možné řídit workflow tasku, více v kapitole 5. Rozšíření dynamických polí.

Při vytváření nového pole vybereme typ pole, a kromě obecných vlastností vytvoříme jednotlivé položky výběru, a to na kartě "Možnosti".

Do pole "Výchozí hodnota" zadáváme ID výchozí možnosti.

Obrázek 4.4. Vytváření možností polí Selectbox a Radiobutton

U pole typu Selectbox se nabízí našeptávač, který usnadňuje nalezení hledaného záznamu.

Obrázek 4.5. Vybírací pole

Dynamické pole Multi Selectbox pracuje podobně jako klasický Selectbox, ale umožňuje vybrat několik možností najednou.

Obrázek 4.6. Dynamické Pole pro výběr více položek v praxi

Tento typ pole představuje zaškrtávací pole. kromě obecných vlastností nemá toto pole jiné možnosti nastavení.

Obrázek 4.7. Dynamické pole Checkbox v praxi

Pole typu Number je podobné poli Textfield s tím rozdílem, že uchovává pouze číselnou hodnotu. TaskPool hlídá vstupní hodnoty pole a jiné než číselné nepovolí. Pro zápis desetinných čísel je použita desetinná tečka (v poli se pak tedy zobrazí např. 10.564, u celých čísel se zobrazí 10.0).

Tento typ reprezentuje čítač. Hodnota vložená do tohoto pole při úpravě tasku původní hodnotu nenahrazuje, ale přičítá. Pokud tedy do pole typu Counter s hodnotou 20 napíšeme při úpravě tasku hodnotu 5, po uložení bude v poli hodnota 25. Jednotlivé změny pole jsou zapsány v historii tasku. Zadávat lze i záporné hodnoty.

Hodnota tohoto pole může mít desetinnou podobu (např. 15.27), přičemž TaskPool používá stejně jako v poli Number desetinnou tečku.

Toto pole je vhodné použít např. pro zápis ujetých kilometrů. Nedoporučujeme pole používat pro zápis odpracovaných hodin, k tomu je v TaskPoolu implementována speciální funkce, více v kapitole 21. Evidence nákladů.

Jak název napovídá, v těchto polích lze uchovávat hodnoty data, času, resp. hodnoty data i času zároveň. Na ty pak lze použít rozšířené možnosti třídění, např. ve filtrech můžeme vyhledávat určité časové úseky, více v kapitole 7. Filtry.

Vstupy se zadávají ve formátu:

Pro zadávání dat lze využít přidružené kalendáříky.

Obrázek 4.8. Dynamické pole DateTime v praxi

Pro konfiguraci tohoto pole je nutná základní znalost jazyka SQL a Javascriptu. Pokud těmito znalostmi nedisponujete, doporučujeme konfiguraci konzultovat s pracovníky Comarr spol. s r.o.

SQL Selectbox je pole, které umožňuje využívat externí databázi. Používáme ho např. když chceme použít selectbox s velkým počtem možností, které jsou uloženy právě v externí databázi nebo pro vytvoření postupně závislých polí. Vyhneme se tak nutnosti konfigurovat každou možnost zvlášť do klasického selectboxu. Může se jednat o výběr typů zařízení, pracovišť apod. Výčet možností je velmi flexibilní, protože nepracuje se statickým výčtem možností, ale s SQL dotazy.

Předpokladem pro vytvoření SQL Selectboxu je správně nakonfigurované ověření. V tomto ověření je určena databáze, která bude použita pro výběr možností SQL Selectboxu (více o ověření v kapitole 16. Ověření).

Podobně jako u klasického Selectboxu můžeme zvolit, zda bude použit našeptávač. Našeptávač je vhodný zejména tehdy, pokud máme na výběr velké množství možností.

LoadDependentOptionsByHdUsername('CSlokalita')

LoadDependentOptions('CSzarizeni', this.value)

LoadDfValuesFromDb('3','SELECT z.sn as CSsn, z.pn as CSpn,
   p.nazev as CSprojekt, z.id_tp_sla as sla_schema FROM zarizeni z
   JOIN projekt p ON(z.id_projekt = p.id)
   WHERE z.id = \':fieldValue\'', this.value)

SQL základní

Samotné SQL příkazy pro výběr možností se nastavují na kartě "Možnosti".

Výběr "Připojení k databázi" nám nabízí všechna nakonfigurovaná ověření. Zvolené ověření se bude používat pro výběr možností SQL Selectboxu.

Obrázek 4.9. Nastavení SQL Selectboxu

SQL základní vrací seznam hodnot, které mají být naplněny do SQL Selectboxu po otevření stránky.

Příklad 1)

SELECT l.id as optionIdent, l.nazev as label FROM lokalita l
   WHERE l.id = 0

...vrátí seznam všech lokalit, kde id = 0.

Příklad 2)

SELECT 0 optionIdent, '' as label, '' as shortcut

...doplní prázdné hodnoty do selectboxu.

(SELECT 0 as optionIdent,'' as label, '' as shortcut)
   UNION SELECT l.id as optionIdent, l.nazev as label
   FROM lokalita l LEFT JOIN uzivatel u
   ON (u.id_zakaznik = l.id_zakaznik)
   WHERE l.aktivni = 1 AND u.login = '?'

(SELECT 0 as optionIdent,'' as label, '' as shortcut)
   UNION SELECT id as optionIdent, tag as label FROM zarizeni
   WHERE id_lokalita = '?' AND aktivni = 1 ORDER BY label

SELECT l.id as optionIdent, l.nazev as label
   FROM lokalita l WHERE l.id = '?'

SELECT l.id as optionIdent, l.nazev as label FROM lokalita l

SQL základní: SELECT 0 optionIdent, '?' as label
   UNION SELECT k.ID as optionIdent, k.kategorie as label
   FROM kategorie k WHERE k.aktivni = 1
SQL závislé: (prázdné)
SQL možnosti: SELECT k.ID as optionIdent, k.kategorie as label
   FROM kategorie k WHERE k.ID = '?'
SQL všechny: SELECT k.ID as optionIdent, k.kategorie as label
   FROM kategorie k
Výchozí hodnota: 0

SQL základní: SELECT 0 optionIdent, '?' as label
SQL závislé: SELECT 0 optionIdent, '' as label UNION SELECT pk.ID as
   optionIdent, pk.podkategorie as label FROM podkategorie pk
   WHERE pk.kategorie = '?' and pk.aktivni = 1
SQL možnosti: SELECT pk.ID as optionIdent, pk.podkategorie as label
   FROM podkategorie pk WHERE pk.ID = '?'
SQL všechny: SELECT pk.ID as optionIdent, pk.podkategorie as label
   FROM podkategorie pk
Výchozí hodnota: 0

SQL základní: SELECT 0 optionIdent, '?' as label
SQL závislé: SELECT l.ID as optionIdent, l.lokalita as label
   FROM lokalita l join users u on (u.lokalita = l.ID)
   and u.username = '?' and l.aktivni = 1
SQL možnosti: SELECT l.ID as optionIdent, l.lokalita as label
   FROM lokalita l WHERE l.ID = '?'
SQL všechny: SELECT l.ID as optionIdent, l.lokalita as label
   FROM lokalita l

Kromě příloh, které lze přidávat ke komentářům, lze vytvořit možnost vložení konkrétního typu přílohy a zobrazovat ji přímo mezi dynamickými poly. Příkladem může být Nabídka, Smlouva, Faktura, Protokol a další typy příloh. Tuto přílohu lze přepsat novým souborem a udržovat tak jeho aktuálnost. Historie změn je zaznamenána v historii v datilu tasku.

Obrázek 4.10. Dynamické pole Protokol (soubor)

Textové pole, jehož obsah je pro autora i další uživatele vizálně skrytý (znaky nahrazuje *).

Textové pole, kde lze vypisovat odkaz na jednotlivé protokoly URL, FTP, mail-to apod. URL odkaz se otevírá v nové záložce prohlížeče.

Podpisové pole, kde lze zadávat podpis myší nebo dotykem na dotykovou obrazovku. U profilu klikneme na Administraci a zvolíme kartu Pole. Přidáme "Nový" a vyplníme údaje, které uložíme.

Obrázek 4.11. Nové pole Podpis

Klikneme na kartu Pooly a vyhledáme požadavek, který otevřeme. V kartě Pole poté najdeme podpis, zaškrtneme jej a pomocí "Upravit přístupová omezení" nastavíme další parametry. Poté uložíme.

Obrázek 4.12. Zaškrtnutí pole Podpis

V detailu požadavku dáme "Upravit" a v pravém sloupci dole si do podpisového pole napíšete podpis, který se dá pomocí křížku odstranit. Uložíme a změny budou viditelné v historii požadavku a podpis bude vidět v pravém sloupci dole.

Obrázek 4.13. Hotový podpis

Html pole, kde lze zadat odkaz, který se zobrazí a dá se rozkliknout.

Obrázek 4.14. Nové pole Html

Klikneme na kartu Pooly a vyhledáme požadavek, který otevřeme. V kartě Pole poté najdeme html, zaškrtneme jej a pomocí "Upravit přístupová omezení" nastavíme další parametry. Poté uložíme.

Obrázek 4.15. Zaškrtnutí pole Html

V detailu požadavku dáme "Upravit" a v pravém sloupci dole si do html pole vložíte odkaz, kterým se poté dá dostat na stránku. Uložíme a změny budou viditelné v historii požadavku a html bude vidět v pravém sloupci dole.

Obrázek 4.16. Hotový Html

Hodnota Selectboxu se může automaticky měnit na základě změny stavu tasku (automatické, či provedené uživatelem).

Pro každý Selectbox lze pomocí trojice hodnot definovat podmínku, při jejímž splnění dojde ke změně hodnoty dynamického pole. Tato trojice hodnot se skládá z:

Pro úspěšné spuštění akce musí být splněny obě podmínky (počáteční hodnota dynamického pole a změna stavu na koncový stav workflow).

Podmínky jsou definovány pomocí výběru možných hodnot Selectboxu a jsou nezávislé na rolích uživatelů v poolu a aktuální workflow poolu. Pokud uživatel nemá právo měnit hodnotu dynamické pole a provede změnu workflow (např. dokončí task), dynamické pole zůstane nezměněno. O změnách workflow a hodnot dynamických polí jsou uživatelé standardně upozorňováni notifikacemi a tyto změny jsou zaznamenávány v historii tasku.

Obrázek 5.1. Změna hodnoty dyn. pole v závisloosti na stavu workflow

Pokud v našem příkladu kdokoliv v poolu (kdo má současně právo měnit hodnotu tohoto dyn. pole) převezme task a zároveň bude u dotyčného tasku hodnota tohoto Selectboxu Čeká na objednání, pak se provede automatická změna hodnoty pole na Objednáno. Podobný sled událostí proběhne při dokončení tasku.

Pro každý Selectbox je možné pomocí dvojice hodnot definovat podmínku, při jejímž splnění dojde ke změně stavu tasku. Dvojice ve složení:

Podmínky jsou nezávislé na roli uživatelů v poolu a aktuální workflow nastavené v poolu. Pokud uživatel nemá právo měnit workflow a provede změnu dynamického pole, workflow zůstane nezměněno.

Obrázek 5.2. Změna stavu tasku na základě změny hodnoty dynamického pole

O změnách workflow a dynamických polí jsou uživatelé standardně upozorňováni notifikacemi a tyto změny jsou zaznamenávány v historii tasku.

TaskPool obsahuje stavy, do kterých nelze automaticky přejít, protože jsou nutné další parametry změny stavu.

Stavy, do kterých nelze automaticky přejít:

V průběhu řešení tasku může dojít k tzv. konfliktním situacím. Tyto situaci nastávají ve chvíli, kdy by mělo dojít ke změně workflow na stav, který v daném poolu není možný. V daném poolu např. vůbec nemusí být možný stav Potvrzen, ale může existovat pravidlo, které tuto změnu požaduje. Tyto situace jsou potom řešeny podle následujícího klíče:

POZN.: Pravidlo A) platí, pokud ve workflow již není žádný další stav, pravidlo B) platí, pokud ve workflow je ještě nějaký jiný stav před archivací.

Dále může docházet ke konfliktům, způsobených odlišnostmi pravomocí jednotlivých rolí, např. Zadavatel nemůže task převzít. Tyto konflikty se potom řeší následujícím způsobem (číselné označení stavů tasků je popsáno v kapitole 7.2. Definice filtru):

Těmto konfliktům je možné efektivně předcházet nastavením práv pro možnost úpravy dynamického pole v jednotlivých stavech. Ta se nastavují v konfiguraci poolu na kartě "Pole" (viz kapitola 3.8. Karta Pole). Zadavateli tak např. neumožníme úpravu pole do té doby, než je task převzat.

Tato funkce umožňuje kontrolovat situaci, kdy hodnota dynamického pole může být závislá na hodnotě předchozí. V praxi tedy můžeme určit, na které hodnoty můžeme současnou hodnotu změnit, a na které ne. Tato omezení jsou nezávislá na rolích uživatelů a workflow v daném poolu.

Konfiguraci omezení přechodů lze provést pro každou kombinaci původní a nové hodnoty pole pomocí matice, kterou najdeme na kartě "Přechody". Řádky matice znamenají původní hodnotu dyn. pole, sloupce pak značí cílovou hodnotu. Pokud je pole zašktrnuto, daná změna pole bude povolena. V opačném případě bude přechodu zamezeno.

Obrázek 5.3. Omezení přechodů mezi hodnotami dynamického pole

V příkladu na obrázku bude možné přecházet mezi jednotlivými hodnotami pole pouze "vzestupně". Jakmile tedy přepnu pole na možnost "Objednáno", návrat zpět na "Čeká na objednání" a "nezadáno" nebude možný.

Pokud je to možné, konfigurujte pole tak, aby ke konfliktům nemohlo dojít. Ve většině případů je to možné. Nejlépe lze předejít vznik konfliktu pomocí nastavení práv pro úpravu daného dynamického pole (viz kapitola 3.8. Karta Pole).

Pokud přesto ke konfliktu dojde, podmínky se vyhodnocují v následujícím pořadí.

Další kolize může nastat, když se změní více polí a tyto změny mají způsobit více různých změn stavu tasku. Důrazně proto doporučujeme používat pouze jedno pole pro změny stavů.

Rozšířením dynamických polí uživatelů je tzv. Modul nepřítomnosti. Jedná se o funkčnost umožňující každému uživateli definovat, ve kterém období nebude dostupný. TaskPool pak neumožní přidělování tasků nepřítomným uživatelům.

Modul nepřítomnosti se konfiguruje v administraci v dolní části karty "Dynamická pole uživatelů".

Obrázek 6.4. Dynamická pole uživatelů: Modul nepřítomnosti

Pro správnou funkčnost tohoto modulu je třeba mít nadefinována dvě dynamická pole typu Date nebo DateTime. Jedno je pak použito jako pole pro zadání začátku nepřítomnosti a druhé pro zadání jejího konce. V našem příkladu máme nakonfigurována dvě pole typu Date s labely "Dovolená od" a "Dovolená do" (pořadí se řídí identifikátorem příslušeného dynamického pole. Po kliknutí na tlačítko Uložit Modul nepřítomnosti se tato pole objeví v editaci uživatelského profilu.

Obrázek 6.5. Modul nepřítomnosti: Editace uživatele

Dobu nepřítomnosti si může každý uživatel definovat sám, administrátor má navíc právo definovat dobu nepřítomnosti všem uživatelům systému.

Eskalace a filtry vztahující se k nepřítomnosti uživatelů se tvoří pomocí podmínek pro dynamická pole uživatelů, nápovědu najdeme pod editačním formulářem eskalací/filtrů v sekcích "Komu" a "Dynamická pole". Více o filtrech v kapitole 7. Filtry a o eskalacích v kapitole 8. Eskalace. Zde uvedeme některá vzorová nastavení pro práci s modulem nepřítomnosti.

Systémový filtr je automaticky vygenerován systémem TaskPool při založení nového poolu a zobrazuje všechny tasky, které jsou obsaženy v tomto poolu (samozřejmě jsou respektována přístupová omezení v nastavení poolu). Ve výpisu filtrů nalezneme systémové filtry v části "Filtry aktivních poolů" a "Filtry neaktivních poolů".

Systémový filtr nelze uživatelem ani administrátorem editovat, administrátor má pouze možnost nastavit práva pro přístup jednotlivých uživatelů k tomuto filtru, a to po kliknutí na odkaz Uživatelé u příslušného filtru. Práva nastavujeme pomocí checkboxů "Přístup" a "Viditelný".

V levém horním rohu formuláře je vidět textové pole "Označ uživatele z Pool ID". Do něj lze vepsat ID poolu a po klepnutí na odkaz Označ systém zpřístupní filtr všem uživatelům, kteří mají v tomto poolu členství.

Obrázek 7.2. Administrace: Práva pro zobrazení filtrů

Tlačítkem Nový vyvoláme formulář pro definici nového filtru, editovat již existující filtr můžeme kliknutím na jeho název. Nápovědu a seznam použitelných zástupných řetězců nalezneme pod formulářem pod tlačítky "Řazení | Podmínky | atd...".

Obrázek 7.3. Definice filtru v administraci

Volba Řazení určuje systém zobrazování tasků daného filtru. Doporučujeme zapisovat volbu "DEFAULT", řazení tasků tak zůstane stejné, jako ve filtrech poolů. Řadit lze však i např. podle ID tasku a jeho dalších vlastností, více se dozvíme po rozkliknutí nápovědy "Řazení".

Pokud není zaškrtnuto pole Rozlišovat archivované/nearchivované tasky, do filtru budou připadat tasky jak aktivní, tak archivované či deaktivované, zruší se tedy dělení na pracoviště a archiv.

Informace zobrazená ve výpisu tasku je nastavení, co se bude u tasků na pracovišti zobrazovat ve sloupci "Komentáře". Toto nastavení nijak nezmění funkčnost daného filtru, lze tedy použít kteroukoliv variantu. Doporučujeme používat volbu "Zobrazit poslední komentář" - tato volba zobrazuje naposledy přidaný komentář a změněné hodnoty, jako je datum vypršení, dynamická pole apod. Více o tomto nastavení v kapitole 3.3. Karta Přístupová omezení.

Stěžejní jsou při definici filtru Podmínky. Ty určují, které tasky budou daným filtrem zobrazeny. K definici podmínek lze využít téměř všech vlastností tasků a pomocí logických operátorů "&" (AND - a) a "|" (OR - nebo) podmínky kombinovat. Více se dozvíme po rozkliknutí nápovědy "Podmínky". Použitelné vlastnosti tasků pro filtrování i s příklady najdeme v nápovědě "Vlastnosti tasku".

Seznam všech ID stavů, poolů, uživatelů, dynamických polí a jiných je zobrazen v nápovědě "Aktuální hodnoty".

Syntaxe pro zadávání podmínek je objekt.vlastnost. Objektem bývá nejčastěji task, popř. pool nebo i uživatel, příklad syntaxe najdeme vždy v nápovědě. Pokud se vrátíme k obrázku definice filtru, vidíme podmínku:

Touto podmínkou ve filtru zobrazíme tasky, které se nachází v poolu s id=1 a zároveň tasky z poolu id=2. Pokud chceme např. zobrazit pouze tasky z těchto poolů, které jsou již dokončené, rozšíříme podmínku o stateId:

POZN.: Při použití logického operátoru "|" (OR-nebo) je nutné výraz závorkovat z důvodu menší priority než výraz "&" (AND-a).

Další příklady filtrů:

Obdobným způsobem můžeme použít veškeré ostatní podmínky uvedené v nápovědě a pomocí logických operátorů je kombinovat. Syntaxe každé podmínky zvlášt je popsána v nápovědě "Vlastnosti tasku" pod definicí filtru.

Každý filtr lze kopírovat a jeho kopie editovat a ukládat pod jiným názvem. Po kliknutí na tlačítko Kopírovat filtr na formuláři pro editaci filtru se vymaže název filtru. Po zadání nového názvu a uložení se v seznamu objeví nový filtr a původní kopírovaný zůstane zachován. Před uložením je možné nový filtr libovolně modifikovat.

Filtr smažeme kliknutím na odkaz Smazat u příslušného filtru. Filtry vytvořené TaskPoolem (implicitní filtry poolů) smazat nejdou, můžeme ho pouze odebrat všem uživatelům, takže se na pracovišti ve výběru filtrů zcela přestane zobrazovat.

V poli Podmínka definujeme, za jakých okolností má být eskalace zaslána. Definice podmínek zde funguje stejně jako u filtrů, v případě nejasností tedy čtěte kapitolu 7. Filtry. Nápovědu opět vyvoláme rozkliknutím jednotlivých odkazů pod formulářem.

Obrázek 8.2. Definice eskalace

Pod definici podmínky je tlačítko Test, které slouží k otestování definice a jejího dopadu na výkonnost serveru v podobě délky trvání v ms.

Eskalovat pouze v pracovní dny spouští eskalace pouze v pracovní dny.

Volba Opakovat umožňuje kontrolovat a provádět tu samou akci na steném tasku opakovaně. Pokud není zaškrtnuto, je akce na každém tasku provedena pouze jednou (pokud nedojde k stisku tlačítka Uložit & Reset ).

Prováděná akce nastavuje, zda bude eskalace sloužit k zasílání e-mailů nebo provádění skriptů. Oběma možnostem se věnují následující kapitoly.

Syntaxe pro zadávání podmínek je také stejná jako u filtrů: objekt.vlastnost. Vlastnosti tasků použitelné pro účely eskalace jsou shodné s vlastnostmi tasků pro účely filtrů.

POZN.: Pokud dojde ke splnění podmínky, eskalace je spuštěna a danému tasku je změněn příznak dané eskalace. To zabrání duplicitnímu spuštění eskalace na daném tasku, splnění podmínek se totiž kontroluje každou minutu. Tento příznak můžeme zrušit stisknutím tlačítka Uložit & Reset. Tím se daná eskalace uloží a zároveň smaže příznak u všech tasků, kde již byla daná eskalace spuštěna. V ten moment se znovu odešlou e-maily resp. provedou skripty u všech tasků splňujících danou podmínku.

Pokud se rozhodneme, že eskalace bude sloužit k zasílání e-mailů, je potřeba zasílaný e-mail nakonfigurovat.

Pole "Komu"

Do pole "Komu" je možné zadat ID uživatele (najdeme v nápovědě "Aktuální hodnoty", e-mailovou adresu nebo některý zástupný řetězec. Pokud použijeme zástupné řetězce, e-mail bude zaslán všem uživatelům dané role.

Do pole s adresáty lze zadat i více hodnot oddělených středníkem nebo čárkou, tedy např.:

2; 3; matej.kotrba@taskpool.cz; <#serviceManagers>; <#implementer>

Pole "Předmět" a "Text"

Do pole "Předmět" a "Text" zadáváme předmět a tělo zasílaného e-mailu. Pro automatické doplňování hodnot lze taktéž využít zástupných řetězců, nabízených v sekci nápovědy "Vlastnosti tasku", k dispozici máme také vzorový kód.

Zástupné řetězce pro použití v textu mají oproti použití v podmínkách mírně odlišnou syntaxi: <#objekt.vlastnost>. Kromě této drobné změny funguje zápis stejně jako u podmínek filtrů a eskalací.

Zasílat e-mail jako

Zasílaný e-mail může mít formu prostého textu nebo HTML.

Jazyk

Jazyk zasílaného e-mailu. Podle této hodnoty se doplňují např. názvy dynamických polí apod.

Stav

Zde lze eskalaci deaktivovat. Není tedy potřeba ji rovnou mazat, pokud není dočasně potřeba.

Druh komentáře

Po splnění eskalační podmínky se do historie dotyčného tasku zapisuje systémový komentář o spuštění eskalace. V tomto komentáři je i celkový seznam příjemců eskalační zprávy. Zde lze nastavit formu komentářů:

Pomocí skriptů můžeme s taskem na základě splněné podmínky automaticky provádět různé akce. Tuto funkci můžeme využít mimo jiné k automatizaci workflow, které se ve firmě opakuje, např.:

...a spousta dalších. Podmínky spuštění skriptu se opět definují stejně jako u filtrů (kapitola 7. Filtry).

Počet akcí, které skript provádí, může být libovolný. Jednotlivé příkazy se oddělují středníkem. Syntaxe je následující.

Jako "property" můžeme použít hodnoty stateId, deadline, assign a waitForAssign. Pomocí eskalace tedy můžeme měnit stav tasku, jeho deadline, přidělovat task řešitelům (popř. navrhovat k přidělení), či ho řešitelům odebírat. Dále můžeme měnit hodnoty dynamických polí.

Na pravé straně přířazení mohou být tyto hodnoty:

'id' | 'name' | 'sequenceid' | 'poolid' | 'stateid' | 'createddate' | 'createdby' | 'takenby' | 'takendate' | 'approvedtime' | 'confirmedtime' | 'finishedtime' | 'handover' | 'tohandover' | 'lastcommentdate' | 'hdnote' | 'hdusername' | 'hdcompany' | 'hduserid' | 'sidetask' | 'price' | 'price2' | 'newprice' | 'priority' | 'deadline' | 'newdeadline' | 'currency' | 'newcurrency' | 'todeadline' | 'slaschemaid' | 'slapriorityid' | 'slapriorityseqid' | 'fixtime' | 'reactiontime' | 'relativefixtime' | 'relativereactiontime' | 'relativeworkingfixTime' | 'relativeworkingupdatetime' | 'relativeworkingreactiontime'

POZN.: Hodnoty, které přiřazujeme do dynamických polí musí respektovat formát pole, např. do pole typu number nelze přiřadit textový řetězec apod. Časové položky tasku musí být ve formátu "YYYY-MM-DD", tedy např. "2018-03-23". Tyto hodnoty lze aplikovat pouze pro pole typu textfield, date a datetime. Pokud chceme měnit hodnotu dynamického pole typu checkbox, jako hodnoty slouží 'on' a 'off'.

Příklad 1)

Příklad 2)

Příklad 3)

Možnost získání hodnoty v eskalaci typu skript z externí databáze pomocí sql dotazu - (task.name = authentication 12 'name' 'select * from contact where id = <#helpdeskId>')

V detailu požadavku na pravé straně je seznam eskalací, které nad daným požadavkem proběhly. Je možné ji smazat kliknutím na křížek.

Obrázek 8.3. Eskalace smazání

Záznamy uživatelů musí být v LDAP vyhledatelné podle atributu obsahující ID, kterým se uživatel přihlašuje ke své pracovní stanici.

Příklad:

Dále je nutné splnit tyto systémové požadavky:

Pro zprovoznění LDAP ověření je nutné postupně vykonat tyto kroky:

Obrázek 10.1. Administrace: Nastavení zákazníka

Autentikátor slouží pro automatické přihlášení na Pracoviště nebo do helpdeskového rozhraní přes LDAP ověření. Autentikátor ověří uživatele přihlášeného na počítači a otevře okno prohlížeče na přihlášení. TaskPool ověří uživatele proti LDAP serveru a automaticky přihlásí uživatele.

Autentikátor lze nalézt v distribuci TaskPoolu v adresáři "\WEB-INF\tools". Zde jsou adresáře "TaskPoolLogin" (pro řešitele) a "HelpdeskLogin" (pro zákazníky / zadavatele).

Spustitelné soubory "TaskPoolLogin.bat" a "HelpdeskLogin.bat" mohou být uloženy na souborový sever a vzdáleně spuštěny. Není nutné je instalovat na každou stanici.

Ke spouštění na stanici je třeba mít nainstalovaný Virtual Java Runtime. Další podmínka je správné nastavení LDAP v TaskPoolu.

V administraci na kartě Licence dole se dá v sekci MFA konfigurace nastavit dvoufaktorový autentikátor. Zaškrtne se, pro koho se má vyžadovat. Údaje uložíme a odhlásíme se z TaskPoolu.

Obrázek 10.2. Konfigurace MFA

Na chytré telefonní zařízení si nainstalujete autentikátor a přihlaste se do něj. Doporučujeme Google Authenticator nebo Microsoft Authenticator.

Obrázek 10.3. Google Autentikátor

Znovu se přihlašte do TaskPoolu a zobrazí se okno s kódem a QR kódem. Pomocí autentikátoru, který jste si stáhli si načtěte QR kód.

POZOR! Kód si bezpečně přepište a uložte v případě ztráty telefonního zařízení!

Obrázek 10.4. Kód a QR kód

Po načtení QR kódu se zobrazí v autentikátoru kód, který se neustále mění. Po přihlášení vyskočí okénko kam zadáte do kolonky MFA kód. To se už bude během každého přihlášení zobrazovat.

Obrázek 10.5. MFA kód

Po kliknutí na tlačítko Nový se zobrazí okno pro definici šablony.

Obrázek 12.1. Vytvoření nové šablony

Definice šablon pro systém TaskPool se provádí pomocí XSLT transformací. XSLT se používá pro transformaci XML dokumentů buď na jiné XML (např. pro jiné DTD), do HTML, nebo do jiných typů souborů.

Zobrazení seznamu tasků lze přepnout do formátu XML. Toto zobrazení získáme, pokud v URL adrese výpisu tasků (která má např. tento tvar: http://www.taskpool.net/list?source=tp.sbs&method=lf&xsl=lf.xsl&format=html) smažeme poslední dva parametry, tedy vše od parametru xsl (URL pak bude vypadat zhruba takto: http://www.taskpool.net/list?source=tp.sbs&method=lf). Toto zobrazení obsahuje XML výpis všech tasků v aktuálním filtru, včetně jejich charakteristik a nastavených parametrů a poskytuje tak velmi rozsáhlé možnosti exportů, které jsou omezené pouze vaší fantazií a potřebami firmy.

Při tvorbě výstupů lze využít např. i vlastní css reporty nebo obrázky, a to pomocí uživatelských souborů popsaných v předchozí kapitole.

Nadefinované reporty se ukládají do adresáře /logos/customer_[id]/templates/ v kořenovém adresáři TaskPoolu. Do adresáře "logos" se ukládají také veškeré přílohy k taskům, celý adresář "logos" je tedy vhodné zálohovat. Problematika zálohování je popsána v příručce správce v kapitole 4. Zálohování.

Pro použití reportu přímo v systému TaskPool stačí najet myší na tlačítko "Tisk" na pracovišti a zobrazí se nabídka dostupných reportů pro aktuálně zobrazený filtr přihlášeného uživatele.

Obrázek 12.2. Použití reportů

Zástupné řetězce můžeme použít v textu notifikace. Lze tak nastavit výpis téměř všech vlastností tasku a tím přizpůsobit vzhled zprávy.

Některé z vlastností uvedených níže nemusí pro danou akci existovat (např. pokud se k tasku pouze přidá komentář bez další akce, pak proměnná <#task.history.assignedTo> nebude naplněna). Pokud přesto takovou proměnnou použijeme, nezobrazí se na daném místě žádný text (ostatní proměnné budou normálně fungovat).

V uživatelských notifikacích je oproti filtrům a eskalacím navíc možné použít vlastnost tasku "history", pomocí níž přistupujeme do historie tasku. Vlastnosti zde zmiňované nelze použít pro definici podmínky notifikace, ale pouze pro konfiguraci textu!

S dynamickými poli se pracuje obdobně. Můžeme navíc použít parametry value a name. Jejich použití shrnuje následující tabulka. Způsob použití najdete v následujících podkapitolách.

POZN.: Hodnoty "id" představují identifikátory daného dynamického pole a je nutné je změnit podle konkrétní konfigurace.

Pro definici vzhledu těla notifikace lze použít několik funkcí, které mohou zpřehlednit výpis nebo zvýraznit nejdůležitější informace. Funkce také umožňují práci s proměnnými, které vracejí seznam (např. seznam dynamických polí nebo příloh). Funkce, které můžeme využít jsou:

Funkce jsou podrobně pospsány dále. Syntaxe použití funkcí je následující:

<block:JmenoFunkce[podminka]>
    Kod, ktery ma byt proveden
<#endBlock>

V ukázce je nutné při použití funkcí použít element #block a uzavřít tak kód, který má být proveden.

Elementy #block je možné seskupovat. Můžeme tedy použít funkci uvnitř jiného elementu #block, ale musíme tyto elementy očíslovat. Syntaxe je potom následující:

<block1:JmenoFunkce[podminka]>
    Kod, provedeny funkci 1 pred funkci 2
    <block2:JmenoDruheFunkce[podminka]>
        Kod provedeny funkci 2
    <#endBlock-2>
    Kod, provedeny funkci 1 po ukonceni funkce 2
<#endBlock-1>

Takto lze vnořit libovolný počet funkcí.

<#block:If[task.history.publicId=1 | task.history.publicId=2]>
- skrytý komentář
<#endBlock>

<block:JmenoFunkce[proměnná]>
    Kod, ktery ma byt proveden, v pripade, ze promenna
    je naplnena daty.
<#endBlock>

<block:NotEmpty[task.history.price]>
    <h2>Byla provedena zmena ceny,
    nova cena je <#task.history.price>.</h2>
<#endBlock>

<table>
<#block:Iterate[task.history.dynamicFieldsObj]>
<tr><td><#task.history.dynamicFieldsObj.name></td><td>
<#task.history.dynamicFieldsObj.value></td></tr>
<#endBlock>
</table>

<#block-1:NotEmpty[task.history.attachments]>
     <tr><td colspan="2">Přílohy</td></tr>
     <#block-2:Iterate[task.history.attachments]>
                 <tr><td>&nbsp;</td><td>
<a href=
    "http://www.taskpool.net/file.do?id=<#task.history.attachments.uploadId>">
                 <#task.history.attachments.uploadDesc></a></td></tr>
     <#endBlock-2>
<#endBlock-1>

Zde je uveden příklad nakonfigurované notifikace. Bude vypadat zhruba tak, jak ji známe z TaskPoolu. Jsou v ní použity všechny funkce.

<html>
<body>
<table>
<tr><td colspan="2"><h5><#task.history.action> (<#task.id>)
    <#block:If[task.history.publicId=1 | task.history.publicId=2]>
    - skrytý komentář
    <#endBlock></h5></td></tr>
<tr><td colspan="2">&nbsp;</td></tr>
<tr><td>Zpráva pro</td><td><#recipient.firstname> <#recipient.lastname>
          </td></tr>
<tr><td>Kým</td><td><#task.history.createdBy.firstname> 
<#task.history.createdBy.lastname></td></tr>
<tr><td>Datum</td><td><#task.history.created></td></tr>
<tr><td colspan="2">&nbsp;</td></tr>
<tr><td>Pool</td><td><#pool.name></td></tr>
<tr><td>Předmět</td><td>
<a href=
    "http://www.taskpool.net/showJob.do?id=<#task.id>"><#task.name></a>
</td></tr>
<tr><td>Popis</td><td><#task.desc></td></tr>
<tr><td colspan="2">&nbsp;</td></tr>
<tr><td>Priority</td><td><#task.priority></td></tr>
<#block:NotEmpty[task.history.comment]>
<tr><td>Komentář</td><td><#task.history.comment></td></tr>
<#endBlock>
<#block:NotEmpty[task.history.price]>
<tr><td>Cena</td><td><#task.history.price>&nbsp;
<#task.history.currency></td></tr>
<#endBlock>
<#block:NotEmpty[task.history.price]>
<tr><td>Deadline tasku</td><td><#task.history.deadline></td></tr>
<#endBlock>
<#block:Iterate[task.history.dynamicFields]>
<tr><td><#task.history.dynamicFields.name></td><td>
<#task.history.dynamicFields.value></td></tr>
<#endBlock>
<#block:Iterate[task.history.dynamicFieldsObj]>
<tr><td><#task.history.dynamicFieldsObj.name></td><td>
<#task.history.dynamicFieldsObj.value></td></tr>
<#endBlock>
<#block-1:NotEmpty[task.history.attachments]>
<tr><td colspan="2">Přílohy</td></tr>
<#block-2:Iterate[task.history.attachments]>
    <tr><td>&nbsp;</td><td>
<a href=
"http://www.taskpool.net/file.do?id=<#task.history.attachments.uploadId>">
   <#task.history.attachments.uploadDesc></a></td></tr>
<#endBlock-2>
<#endBlock-1>
</body>
</html>

LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) je protokol umožňující efektivní sdílení strukturovaných informací po TCP/IP. V praxi to znamená např. seznam zaměstnanců firmy, jejich přihlašovací jména, domovské adresáře, osobní informace, e-mailové adresy nebo čísla telefonů. Strukturu informací si lze v LDAP představit jako strom, jehož koncové větve obsahují konkrétní údaje.

Autentizace pomocí LDAP přináší oproti autentizaci přes databázi dvě hlavní výhody. První výhoda je stejné přihlašovací údaje pro všechny aplikace využívané danou firmou, tedy např. do operačního systému, do TaskPoolu, na Helpdesk atd. Druhou výhodou je možnost automatizace celého ověření. Přihlášení pak může probíhat pomocí spouštěcího souboru, který uživatele do Helpdesku (nebo i do TaskPoolu) automaticky přihlásí, více v kapitole 16.1.4. Přihlášení do Helpdesku pomocí autentikátoru.

Samozřejmě i v případě použití LDAP autentizace máme možnost plného přizpůsobení layoutu jednotlivých stránek Helpdesku potřebám firmy.

Princip Helpdesku s LDAP autentizací

Princip ověření bez automatického autentikátoru je následovný:

1. Uživatel vyplní login a heslo do přihlašovací obrazovky.

2. TaskPool zjistí z LDAPu ID uživatele.

3. TaskPool obdrží z LDAP serveru další údaje o uživateli a předá je do helpdeskového formuláře. Tím je uživatel ověřen, může zadat task a také vidí všechny své dříve zadané požadavky.

4. V případě, že TaskPool neobdrží od LDAP serveru potvrzení o existenci uživatele a správnosti přihlašovacích údajů, považuje se uživatel za neověřeného a musí do Helpdesku vstoupit bez přihlášení, tedy zadat svoje jméno, e-mail apod. a současně nevidí přehled dříve zadaných požadavků.

Na obrázku je znázorněno schéma přihlášení pomocí LDAP automatického autentifikátoru.

Obrázek 16.1. LDAP autentifikátor

Nastavení Helpdesku s LDAP

Pro zprovoznění LDAP autentizace je nutné:

• v nastavení ověření nastavit proměnné pro přístup k LDAP serveru

• nastavit layout přehledu požadavků, které uživatel zadal k řešení

• nastavit layout přihlašovací obrazovky

Formulář pro vytvoření nového ověření vyvoláme kliknutím na tlačítko Nový na kartě "Ověření" v administrační části.

Obrázek 16.2. Vytvoření nového ověření pomocí LDAP

Tlačítkem Autofill máme možnost automaticky vložit do konfiguračního formuláře přístupové řetězce pro LDAP.

Ověření může být i více, proto má každé svůj specifický název. Uživatel si pak při přihlašování do Helpdesku např. vybere svoji vlastní firmu apod. A stejně jako většinu funkcí TaskPoolu, tak i ověření můžeme snadno deaktivovat.

LDAP URL

• URL Adresa LDAP serveru ve formě protokol://adresa:port. Například ldap://ldap.vaseadresa.cz:389 a pro Secure LDAP ldaps://ldap.vaseadresa.cz:636.

Uživatelské jméno

• Uživatelské jméno, pod kterým se TaskPool přihlašuje k LDAP serveru. V Active Directory zadáváme uživatelské jméno ve tvaru domain\username.

Heslo

• Heslo pro přihlášení k LDAP Serveru.

Vyhledávat od

• Specifikace oblasti ve které má TaskPool prohledávat LDAP objekty. Odpovídá anglickému termínu Search Base. Pokud máte ve firmě více organizačních jednotek (např. OU=Sales in O=IBM and OU=Development in O=IBM) a OU=sales není při autentizaci využíváno, je dobré omezit vyhledavaní pouze na OU=Developement zadaním "OU=Development" nebo "O=IBM" a urychlit tak proces autentizace uživatele. V základním případě postačí doména, tedy např. OU=Development, O=IBM, DC=IBZ, DC=CZ.

Použít DN pro login

• Touto volbou určujeme, zda bude k přihlašovacímu jménu automaticky doplněna cesta ke konkrétnímu záznamu ve struktuře LDAPu. Příklad:

  • volba Aktivní - login vyplněný na formuláří: "novak", login použitý pro připojení k LDAPu: CN=novak,DC=comarr,DC=cz

  • volba Neaktivní - login vyplněný na formuláří: "novak", login použitý pro připojení k LDAPu: novak

POZN.: Active Directory toto nastavení nemusí vyžadovat.

Vyhledat vzor pro uživatele

• Specifikace filtru za který bude TaskPool dosazovat jednotlivé uživatele, aby ověřil jejich identitu na LDAP serveru. Např. (uid={0}), kde "uid" je proměnná s uživatelskými jmény a "{0}" je zástupný znak pro uživatelské jméno uživatele. Dalším příkladem může být ObjectClass=person. Tento vzor bude vyhledávat pouze ty uživatele, kteří mají v příznaku type hodnotu "person".

POZN.: Při použití Secure LDAP je před použitím LDAP autentizace nutné naimportovat do JAVY příslušné bezpečnostní certifikáty.

SQL pro změnu hesla, SQL pro vložení uživatele

• Tyto volby jsou při nastavení LDAP autentizace irelevantní, TaskPool nemá oprávnění měnit přístupové údaje v LDAPu. Toto nastavení je možné využít při ověřování přes databázi.

Mapování LDAP

• Dále je nutné zadat příslušné proměnné LDAP objektů k příslušným popiskům, např:

• Jméno: givenName

• Příjmení: sn

• E-mail: mail ...atd.

POZN.: Sekce "Dotaz pro vyhledání skupiny uživatelů" je určena pro konfiguraci manažera zadavatelů na Helpdesku. Vše potřebné je uvedeno v kapitole 16.4. Manažer zadavatelů na Helpdesku.

Tlačítkem Ověřit připojení a mapování uživatelů je možné otestovat funkčnost konfigurace.

Uvedeme zde ještě příklad nastavení pro Active Directory, kde je konfigurace podobná.

Obrázek 16.3. Vytvoření nového ověření pomocí Active Directory

V části Database lze nastavit, aby uživatelé při přihlášení k Helpdesku mohli být ověřováni pomocí externí databáze (např. firemní databáze klientů). Stejně jako v případě LDAP jsou osobní údaje načteny z databáze a není nutné je vyplňovat.

Toto ověření je funkčně prakticky shodné s LDAP autentizací, pouze probíhá na jiném základě databáze.

Při použití databázového rozhraní navíc můžeme použít velmi užitečný nástroj External Database Manager, pomocí kterého můžeme spravovat data externích databází přímo z rozhraní TaskPoolu, více v kapitole 20. External Database Manger.

Database rozhraní se konfiguruje na stejném formuláři jako LDAP, typ ověření a databáze nastavujeme v horní části pomocí výběrových polí. Pomocí tlačítka Autofill systém automaticky vyplní konfigurační pole základními příkazy.

Obrázek 16.4. Ověření pomocí databáze

DB řetězec

Uživatelské jméno a heslo

Connection pool

SQL pro ověření hesla

POZN.: U SQL příkazů konfigurovaných v ověření není nutné na konci příkazů zapisovat středník. Nápovědy k jednotlivým SQL příkazům jsou uvedeny vždy pod kolonkou pro daný příkaz.

SQL pro změnu hesla

SQL pro vložení uživatele

SQL pro výběr uživatele

Mapování

Funkčnost konfigurace můžeme otestovat tlačítkem Ověřit připojení a mapování uživatelů. Po úspěšném připojení k databázi můžeme provést testovací přihlášení.

Pro rychlé zprovoznění ověření pomocí databáze je možné použít přednastavenou databázi. K dispozici je verze pro MySQL i MSSQL. Obě databáze se nachází v adresáři se soubory TaskPoolu:

..\ROOT\WEB-INF\tools\edm\database.MySQL.sql

..\ROOT\WEB-INF\tools\edm\database.MSSQL.sql

POZN.: V tomto adresáři se nachází i soubor applicationXml.xml, který slouží ke zprovoznění již zmíněné funkce External Database Manager. Pro snadné zprovoznění této funkce je opět možné použít vzorovou variantu, více v kapitole 20. External Database Manager.

Pro snadné zprovoznění databáze stačí naimportovat tabulku obsaženou v jednom ze souborů na databázový server. Zde si ukážeme variantu pro MySQL, pro MSSQL je situace podobná.

V případě MySQL můžeme provést import databáze v příkazovém řádku následujícími příkazy:

mysql -uroot -p   //vstup do MySQL pod uživatelem 'root'
create database externalDB;   //vytvoření databáze
exit;   //odchod z MySQL

Nyní jsme vytvořili prázdnou databázi, do které naimportujeme tabulky ze souboru database.MySQL.sql tímto způsobem:

mysql externalDB < c:\database.MySQL.sql -uroot -p

Samozřejmě za předpokladu, že daný soubor se nachází v kořenovém adresáři disku C, v opačném případě je potřeba uvést plnou cestu k souboru. Nyní je potřeba ještě vytvořit uživatele a přidělit mu práva k databázi. Samozřejmě je možné použít uživatele 'root', pro větší bezpečnost však doporučujeme mít pro každou externí databázi zvláštního uživatele.

mysql -uroot -p   // vstup do MySQL pod uživatelem 'root'
create user extdbuser identified by 'heslo';   //vytvoření uživatele 'extdbuser' s heslem 'heslo'
grant all privileges on externalDB.* to extdbuser identified by 'heslo';
   // uživateli 'extdbuser' tímto příkazem přiřadíme veškerá práva pro databázi 'externalDB'
exit;   //odchod z MySQL

Nyní máme připravenou databázi a stačí již pouze nastavit ověření, což provedeme jednoduše stisknutím tlačítka Autofill na formuláři tvorby nového ověření. Tím se v konfiguračním formuláři vyplní všechny potřebné položky. Jediné co upravíme je přístup k samotné databázi. Za předpokladu, že databázový server se nachází na lokálním serveru na portu 3306 bude nastavení vypadat takto:

Obrázek 16.5. Konigurace ověření při použití vzorové databáze

I Helpdesk umožňuje použití role manažera zadavatelů. Manažer vidí v přehledu svých požadavků také požadavky svých podřízených a může do nich přispívat komentáři, popř. schvalovat navržené podmínky.

Systém jednotného přihlášení CAS umožňuje uživateli po přihlášení automatický přístup do všech aplikací, které jsou součástí CAS služby. CAS podporuje také jednotné odhlášení.

Systém TaskPool bývá zpravidla přidáván již do funkčního CAS systému, ale v principu není problém vytvořit CAS pro TaskPool samostatně.

Do systému CAS se musí TaskPool zaregistrovat pod správnou URL adresou.

Obrázek 16.6. Příklad konfigurace CAS

Poznámka: V poli Firma je uveden název ´veřejnost´ v jednoduchých uvozovkách, což značí, že se vžy do pole Firma vypíše tento textový řetězec.

Vzhled všech webových formulářů na Helpdesku je volně konfigurovatelný. Princip jejich tvorby je podobný principu tvorby klasické webové stránky pomocí jazyka HTML. Odlišná je pouze tvorba samotných formulářů. Místo klasických HTML polí pro input totiž využíváme zástupných řetězců. Tyto řetězce nám tvorbu formulářů zjednodušují, každý zástupný řetězec v kódu představuje jedno pole pro input na webovém formuláři. Lze tak jednoznačně určit, který údaj v tasku bude dané pole reprezentovat. Zástupné řetězce ale mohou sloužit i pro výpis určitých hodnot, více se dozvíme v dalších podkapitolách.

Seznam dostupných zástupných řetězců s popisem jejich významu je zobrazen zpravidla vlevo na kartě konfigurace každého formuláře.

Použití zástupných řetězců je jednoduché. Zástupný řetězec stačí zkopírovat nebo přepsat na požadované místo. Na obrázku je příklad takového seznamu řetězců a ukázka využití v externím odkazu na helpdeskový požadavek, používaného v helpdeskových notifikacích. Místo zástupných řetězců <#id> a <#lang> TaskPool automaticky doplní příslušné ID tasku a preferovaný jazyk helpdeskového zobrazení.

Obrázek 17.2. Příklad použití zástupných řetězců

První položkou konfigurace Helpdesku je karta "Základní nastavení". V hlavičce tohoto okna vidíme, ke kterému poolu se konfigurace daného Helpdesku vztahuje.

Helpdesk můžeme podobně jako pooly a uživatele deaktivovat. Při deaktivaci není umožněn příjem nových požadavků (přes web ani přes e-mail), ale na historii již zadaných požadavků lze stále přistupovat. Toto nastavujeme pomocí pole Stav.

Obrázek 17.3. Helpdesk: Základní nastavení

Identifikační kód Helpdesku je unikátní identifikátor každého Helpdesku, který se bude zobrazovat v odkazu na helpdeskové tasky. Musí začínat písmenem. Odkaz na www rozhraní odkazuje na vlastní Helpdesk. Celý Helpdesk je možné nakonfigurovat v různých jazykových mutacích (viz obrázek výše). Odkazy jsou vytvořeny na nejpoužívanější jazyky.

POZN.: Konfiguraci není nutné vyplňovat ve všech jazycích, stačí nakonfigurovat tu jazykovou verzi, kterou budeme používat.

Tlačítko Správa formulářů pomocí archivu slouží pro snadné nahrání helpdeskových formulářů, popř. pro vytvoření zálohy již nakonfigurovaného Helpdesku. Po rozkliknutí odkazu se objeví následující možnosti:

Obrázek 17.4. Helpdesk: Správa formulářů pomocí archivu

Po stisku tlačítka Stáhnout archiv uložených formulářů systém vytvoří *.zip archiv všech formulářů daného helpdesku, jeho uložení do počítače pak funguje stejně jako např. stahování souborů z internetu. Zároveň můžeme pomocí takového archivu rychle nakonfigurovat nový Helpdesk, popř. archiv použít k obnovení zálohy. V takovém případě stačí vložit archiv do okna pro nahrání souboru a po uložení TaskPool tento soubor automaticky zpracuje a nahraje všechny potřebné formuláře. Pro správnou funkčnost musí být dodrženy správné názvy jednotlivých souborů v archivu.

POZN.: Pokud chceme pro vstup do Helpdesku použít ověření, i tato funkce umožňuje import vzorové konfigurace, více v kapitole 16.3. Použití vzorové databáze. Dané ověření je pak potřeba aktivovat v konfiguraci Helpdesku, to provedeme na konfigurační kartě "Přihlášení", více v kapitole 17.12. Karta Přihlášení.

WWW-rozhraní je určeno pro komunikaci se zákazníkem. Umožňuje zadání požadavku, prohlížení jeho historie a pokračování v komunikaci formou přidávání dalších komentářů. Tento odkaz je automaticky generován podle zvoleného identifikátoru Helpdesku. Po kliknutí na něj se uživatel dostane do samotného Helpdesku.

POZN.: Pro integraci Helpdesku do webových stránek je možné využít HTML element <iframe>. Jedná se o rámec, který lze jednoduše vložit do webových stránek na vyhrazené místo. Z důvodu přirozených nevýhod tohoto elementu však toto řešení příliš nedoporučujeme. Vhodnější řešení je zavést pro Helpdesk na stránkách samostatný oddíl, popř. subdoménu.

Kód pro vložení Helpdesku pomocí iframu by vypadal např. takto:

<iframe scrolling="no" height="500" width="560" frameborder="0" src="http://www.taskpool.biz//servlet/HelpdeskDynamic?eid=Helpdesk1&lang=cs"></iframe>

Odkaz musí být shodný s vygenerovaným odkazem v sekci "WWW-rozhraní", jazyk je možné zvolit ručně.

Odkaz na historii tasku se chová podobně. Pod polem pro jeho zadání najdeme jeho defaultní podobu. Pokud budeme jako na obrázku provozovat TaskPool na serveru http://localhost:8080, bude odkaz vypadat takto:

http://localhost:8080//servlet/HelpdeskView?id=<#id>&lang=<#lang>

Toto je univerzální URL, kde zástupné řetězce <#id> a <#lang> budou v notifikaci nahrazeny konkrétními hodnotami. Pokud používáme např. jenom českou verzi konkrétního Helpdesku, může odkaz vypadat takto:

http://localhost:8080//servlet/HelpdeskView?id=<#id>&lang=cs

Další položkou na této kartě jsou Jazyky. Zde je nutné povolit alespoň jeden z nich a nastavit, který jazyk bude defaultní. Helpdesk umožňuje, stejně jako celý systém, trojjazyčnou variantu zobrazení.

TaskPool posílá zákazníkům notifikace podobně jako přímým uživatelům TaskPoolu. Pomocí těchto e-mailů probíhá komunikace mezi zákazníkem a řešitelskou stranou. Zákazníkovi dojde notifikace o změně jím zadaného požadavku a tělo notifikace obsahuje odkaz na jeho historii. Po rozkliknutí odkazu se zákazník dostane přímo do Helpdesku a může pokračovat v komunikaci. V sekci Nastavení zasílaného e-mailu nastavujeme vlastnosti těchto e-mailových notifikací. Odesílatel je podobně jako u notifikací v poolu hodnota, která bude zobrazena v zaslaném e-mailu v poli "Od". Předmět odpovídá předmětu zasílaného e-mailu.

Sekce Pravidla pro zasílání e-mailů a Vytvoření tasku přes TaskPool budou vysvětleny v následující podkapitole.

Výchozím chováním TaskPoolu je, že pokud helpdeskový uživatel přidá komentář k již dokončenému požadavku, požadavek se znovu automaticky otevře. Volbou Otevírat již archivované tasky můžeme nastavit, aby se tyto tasky neotevírali. Pokud tato volba nebude zaškrtnuta, dokončený nebo i archvivovaný task se komentářem zákazníka neotevře.

Volba Změna helpdeskového uživatele umožňuje zadávat tasky na Helpdesku v zastoupení. V praxi může helpdeskový uživatel po přihlášení do Helpdesku pod svým loginem vybrat jiného uživatele z daného ověření, pod kterým task zadá. Poděkování za požadavek s adresou na jeho historii pak dojde tomuto uživateli, nikoliv zastupujícímu zadavateli. Třetím checkboxem v nastavení určíme, zda se tyto změny uživatele budou zapisovat do historie tasku.

POZN.: Ke správné funkci změny helpdeskového uživatele je nutné mít v helpdeskovém formuláři zástupný řetězec <input name="hd_autocomplete" />, který umožňuje výběr konkrétního uživatele.

Pravidla pro zasílání e-mailů

Základní workflow při řešení helpdeskových požadavků je následující:

1. Zadání požadavku helpdeskovým uživatelem (zákazníkem)

2. Převzetí tasku řešitelem

3. Komunikace ze strany řešitele

4. Komunikace ze strany zadavatele

5. Vyřešení požadavku řešitelem a dokončení tasku

6. Případné potvrzení zadavatelem nebo vrácení požadavku řešiteli k přepracování

V sekci Pravidla pro zasílání e-mailů je možné nastavit, v jakých případech bude zákazníkovi zasílána notifikace.

Obrázek 17.5. Pravidla pro zasílání e-mailů

"Poděkování" znamená potvrzovací e-mail o přijetí nového požadavku k řešení. V možnosti "Zasílat ostatní informace a změny" je zahrnuto např. prosté přidání komentáře k požadavku řešitelem. Ostatní volby jasně plynou z názvu dané možnosti.

Může se stát, že si nepřejeme zákazníka notifikovat o určitém typu akcí, např. při převzetí požadavku k řešení nebo při jeho archivaci. V takovém případě tyto volby zrušíme. Pokud dojde k situaci, kdy upravujeme task a provádíme akci při které dle daného nastavení nemá přijít zákazníkovi notifikace, v okně úpravy tasku v TaskPoolu se zobrazí volba Email HD uživateli. Pokud toto pole zaškrtneme, po uložení tasku dojde zákazníkovi notifikace o provedené změně v tasku. Je tedy na řešiteli, ve kterých případech zákazníka informovat. Lze např. použít zcela manuální přístup k zasílání notifikací zrušením veškerých automaticky zasílaných notifikací.

Obrázek 17.6. Manuální notifikace HD uživateli

Vytvoření zákaznického požadavku na Pracovišti

Helpdeskový task je možné vytvořit přímo v řešitelském rozhraní TaskPoolu. Můžeme tak zadat task v zastoupení za helpdeskového uživatele, tedy zákazníka. V praxi to znamená, že při zadávání tasku vyplníme údaje o zákazníkovi a po uložení tasku dojde tomuto uživateli poděkování za požadavek, podobně jako kdyby požadavek zadal sám přímo na Helpdesku. Pokud chceme používat tuto volbu, alespoň jedna z rolí pro ni musí mít v daném poolu oprávnění. To nastavení se provede v sekci "Vytvoření tasku přes TaskPool". Zde také nastavujeme, zda bude možné v daném helpdeskovém poolu zadávat klasické interní tasky.

Obrázek 17.7. Nový HelpDesk

POZN.: Funkce Spoluzadavatelé je přístupná pouze při použití ověření. Princip je podobný jako u spoluřešitelů. Spoluzadavatel vidí daný požadavek i ve svém přehledu helpdeskových požadavků, má možnost k němu přispívat komentáři a dostává z něj notifikace.

Ostatní položky formuláře jsou již shodné s vytvářením klasického tasku.

Nyní se dostáváme k samotné tvorbě helpdeskových formulářů. Protože téměř každá helpdesková stránka obsahuje společné prvky (např. hlavička a patička), TaskPool umožňuje v jednotlivých formulářích využívat šablony, tedy společný kód uložený v samostatném souboru. Tento soubor nahrajeme na server v administraci na kartě "Soubory" (kapitola 11. Soubory). Na tento soubor se pak můžeme odkázat z kódu libovolné stránky tímto způsobem:

Práci se šablonami je možné rozšířit o posílání parametrů. To umožňuje např. snadnou změnu loga u každého z jednotlivých Helpdesků. V šabloně uložené v souborech musí být tento kód:

<img src="<#template_attribute name="logoSpolecnosti">" />

Název parametru v tomto případě představuje "logoSpolecnosti" a může být pro něj použit libovolný řetězec bez diakritiky. Odkaz na šablonu s parametrem bude v kódu formuláře vypadat takto:

<#template_include file="HDhlavicka.html">
<#template_param name="logoSpolecnosti"
   value="http://www.taskpool.net/img/ref_comarr.gif">
<#template_include_end>

Do šablony "HDHlavicka.html" bude jako parametr "logoSpolecnosti" posláno URL http://www.taskpool.net/img/ref_comarr.gif.

Pro zobrazování určitých elementů je možné použít podmínky. Můžeme tak např. zajistit zobrazení určitého textu pouze tehdy, pokud je task dokončen nebo např. pokud je uživatel ověřen apod. Nejčastěji používané podmínky jsou tyto:

<#if "user_authenticated">
   <a href="<#hd_overview_url>">Vaše požadavky</a>
<#endif>

Tato podmínka zajistí, aby se odkaz pro přehled zadaných požadavků zobrazoval pouze ověřenému uživateli.

Další podmínkou je možné určit, které konkrétní roli bude zobrazen daný text.

<#if "roleId == 2">Text pro zadavatele<#endif>
<#if "roleId == 16">Text pro manažera zadavatelů<#endif>

Pomocí třetí podmínky je možné zobrazovat obsah podle stavu požadavku. Tento konkrétní příklad slouží ke schvalování podmínek na Helpdesku. Pokud jsou řešitelem navrženy nové podmínky (deadline, cena), task přejde do stavu se stateId=202 a uživateli Helpdesku se zobrazí selectbox, kde může podmínky přijmout nebo odmítnout.

<#if "stateId = 202">
   Byly navrženy nové podmínky, souhlasíte? <#hd_customer_confirm>
<#endif>

Helpdeskový formulář je základní stránka Helpdesku, na které zákazník zadává svůj požadavek. Vyplňuje přitom svoje kontaktní údaje (jméno, e-mail, telefon), popis problému a volitelně další hodnoty (SLA, prioritu, apod.).

Pro zobrazení jednotlivých vstupních polí se využívají zástupné řetězce, popsané v kapitole 17.1. Využití zástupných řetězců. Místo každého zástupného řetězce se do stránky automaticky vygeneruje vstupní pole pro text (případně i pro vložení přílohy).

POZOR! Elementy <form> a </form> se do kódu nezapisují! Tyto elementy TaskPool generuje automaticky a při jejich ručním zápisu bude Helpdesk nefunční!

Základní schéma formuláře je k dispozici po rozkliknutí odkazu Ukaž vzorový kód. Ze vzorového kódu se dá snadno pochopit princip fungování zástupných řetězců. Jejich popis najdeme v levé části stránky pro konfiguraci formuláře. V této části stránky je také možné zvolit, které hodnoty budou při vyplňování formuláře povinně vyžadovány. Pokud je pole označeno jako povinné, TaskPool k němu automaticky doplní ve formuláři hvězdičku. V případě, že nebude povinné pole vyplněno a formulář bude odeslán, zobrazí se stránka chybového hlášení.

Na této stránce je dále možné nastavit velikost pole pro popis požadavku a text odesílacího tlačíka.

Obrázek 17.8. Helpdesk: HD Formulář

Výsledný helpdeskový formulář pak může vypadat např. takto:

Obrázek 17.9. Příklad helpdeskového formuláře bez ověření

Obrázek 17.10. Příklad helpdeskového formuláře za použití ověření

POZN.: Jak již bylo řečeno, při použití ověření uživatel nemusí vyplňovat svoje osobní údaje. Ty jsou načteny z databáze při ověření uživatele. Zároveň na formuláři bez ověření není dostupný přehled již zadaných požadavků a funkce spoluzadavatelé. Tyto funkce je možné využít pouze s aktivním ověřením. Ověření zároveň funguje jako ochrana proti spamovacím robotům, při použití formuláře bez ověření doporučujeme použít kontrolu captcha. Kód pro vložení je následující:

<#if "!user_authenticated">
  <tr><th><label for="captcha"></label></th><td><img src="../captcha.jpg"/></td></tr>
  <tr><th><label for="captcha2">Opište kód z obrázku*</label>
      </th><td><input type="text" name="captcha_key_name"/></td></tr>
<#endif>

Stránka chybového hlášení se zákazníkovi zobrazí v případě, kdy nevyplnil všechna povinná pole. Pro návrat na zadávací formulář doporučujeme použít javascriptový odkaz (viz vzorový kód), aby nedošlo ke ztrátě vyplněných údajů. Všechny případné nedostatky při vyplňování formuláře lze ošetřit pomocí javascriptu, k zobrazení chybového hlášení tak vůbec nemusí dojít.

Po úspěšném odeslání požadavku se zákazníkovi zobrazí poděkování za požadavek spolu s odkazem na jeho historii, případně se mu odešle e-mail s podobným obsahem (viz 17.2.1. Pravidla pro zasílání e-mailů).

Na této kartě definujeme layout webového i e-mailového poděkování. Opět je k dispozici vzorový kód.

Webové poděkování může vypadat např. takto:

Obrázek 17.11. Příklad webového poděkování

Na této kartě definujeme automatický podpis, který může použít řešitelská strana odpovědích na helpdeskové požadavky. Opět můžeme využívat všechny zástupné řetězce uvedené v levé části konfigurační karty.

Předvolený text se po kliknutí na tlačítko Podpis vloží pod napsaný komentář, a to nezávisle na aktuální pozici kurzoru.

Obrázek 17.12. Automatický podpis v praxi

Notifikace je zákazníkovi zaslána, když řešitel s jeho požadavkem provede nějakou zákazníkovi viditelnou akci (komentář, převzetí, dokončení apod.). Např. v případě skrytých komentářů nebo přidávání podřízených tasků k požadavku notifikace zákazníkovi nechodí. V notifikaci by měl být odkaz na webovou stránku, kde má zákazník možnost přidat nový komentář, tedy na historii požadavku.

Historie požadavku je helpdeskový ekvivalent detailu tasku v řešitelském rozhraní TaskPoolu. Zákazník zde vidí chronologii řešení daného požadavku a zároveň do něj může přispívat komentáři, přílohami, schvalovat podmínky apod. V historii se vypisují všechny akce, které jsou pro zákazníka viditelné.

Hlavička

Hlavička je horní část webové stránky historie požadavku. V nastavení vzhledu hlavičky je možno zadat zástupné řetězce pro informace o požadavku a pro přidání komentáře (formulář pro odpověď), toto okno však doporučujeme umístit do dolní části obrazovky. Může se pak stát, že by helpdeskový uživatel přidával svůj komentář bez přečtení řešitelova.

V praxi může hlavička historie požadavku vypadat takto:

Obrázek 17.13. Příklad hlavičky historie požadavku

Výpis komentářů

Do této části se zadává vzor pro zobrazení jednotlivého komentáře. TaskPool pak tento vzor automaticky použije pro zobrazení každého.

Obrázek 17.14. Příklad výpisu komentářů historie požadavku

Patička

Patička je spodní část webové stránky historie požadavku. Do patičky je možné umístit stejné zástupné řetězce jako do hlavičky.

POZOR! Hlavička a patička historie požadavku není totéž, co hlavička a patička celého webového rozhraní Helpdesku!

Obrázek 17.15. Příklad patičky historie požadavku

Přehled tasků funguje pouze pro ověřené uživatele. Bez ověření zákazník nemůže zobrazit seznam jím zadaných požadavků. Pokud se uživatel k Helpdesku přihlašuje, ať už pomocí LDAP či externí DB, lze jej v helpdeskovém systému personalizovat.

Karta pro přehled tasků představuje výpis požadavků zadaných konkrétním uživatelem. K požadavkům je možné pro lepší orientaci zobrazit doplňující vlastnosti.

Hlavička, výpis a patička

Hlavička je horní část webové stránky přehledu požadavků.

Ve výpisu je zobrazen seznam požadavků daného uživatele. Podobně jako u historie požadavku se zde definuje vzor pro zobrazení jednotlivého požadavku a TaskPool tento vzor použije i pro zobrazení každého dalšího.

Vpravo vedle Hledání se nachází tlačítka Aktivní a Vše. Ty jdou upravit a rozšířit o další položky:

Obrázek 17.16. Příklad přehledu požadavků

Patička

Patička je spodní část webové stránky přehledu tasků. V přehledu tasků se patička užívá zpravidla pouze k uzavření elementů </table>, </body> apod.

TaskPool údaje o přihlášeném uživateli ukládá do cookies prohlížeče. Dokud tedy okno prohlížeče není zavřeno, nedojde k odhlášení uživatele a při příštím přístupu k formuláři již nebude vyžadováno jméno a heslo. Odkaz na ruční odhlášení je možné vytvořit použitím zástupného řetězce <#hd_o​vervie​w_url>​&hd_lo​gout_b​utton.

Příklad

<a href="​<#hd_o​vervie​w_url>​&hd_lo​gout_b​utton">Odhl​ášení</a> - vytvoří odhlašovací tlačítko s labelem "Odhlášení".

POZN.: I na Helpdesku je možné využít trvalé přihlášení, více v následující podkapitole.

Na této kartě je možné nastavit, zda budou uživatelé do Helpdesku přistupovat bez přihlášení nebo po zadání loginu, tedy pomocí ověření. Jsou možné i obě varianty najednou. Pokud chceme přistupovat do Helpdesku ověřeně, musíme ověření nejprve nadefinovat, o tom v kapitole 16. Ověření.

Zopakujme, že přístup do Helpdesku pomocí ověření přináší několik výhod. První výhodou je automatické načtení osobních dat (jméno, e-mail, telefon apod.) při zadávání nového helpdeskového požadavku. Druhou největší výhodou je možnost přehledného sledování a vyřizování všech požadavků, které daný zákazník do systému zadal.

V horní části obrazovky máme na výběr jednotlivá ověření a také tzv. anonymní přístup, který slouží pro vstup bez loginu. U požadovaných ověření je třeba zaškrtnout příslušný checkbox a vyplnit pořadí. Doporučujeme mít pro každý pool (firmu) zvláštní ověření. Samozřejmě je možné mít jedno ověření pro všechny Helpdesky, toto řešení však nedoporučujeme.

Obrázek 17.17. Helpdesk: Přihlášení

Podle nastavení na obrázku bude možné do Helpdesku přistupovat jak bez přihlášení (anonymně), tak ověřeně. Do požadavků zadaných pod ověřením bude možné přistoupit opět pouze po ověření. Pokud zvolíme pole Ověření vyžadováno jako neaktivní, bez ověření se bude možné dostat do všech požadavků daného Helpdesku, včetně těch zadaných pod ověřením.

Pro kód přihlašovací stránky se můžeme řídit opět vzorovým textem. Zvýšenou pozornost však věnujme tomuto řádku:

<select name="hd_authentication"> <#hd_authentication_options> </select>

Pokud používáme v daném Helpdesku více ověření, pomocí tohoto selectoboxu při přihlašování vybereme konkrétní z nich. Pokud používáme pro daný Helpdesk pouze jedno ověření, tento selectbox není třeba zobrazovat. Je to však povinný element, proto ho nemůžeme zcela odebrat, ověření by se tím stalo nefunkčním. Můžeme ho skrýt tímto způsobem:

<select name="hd_authentication" style="display: none;">
<#hd_authentication_options></select>

Zde konfigurujeme formuláře pro změnu hesla ověřeného zákazníka nebo pro obnovení zapomenutého hesla.

Změna hesla probíhá obvyklým schématem - zadáním aktuálního hesla, zadáním nového a potvrzením nového hesla. Opět je k dispozici vzorový kód.

Obrázek 17.18. Příklad změny hesla

Obnovení Zapomenutého hesla slouží pro uživatele, kteří již mají účet, ale zapomněli k němu heslo. Pro správnou funkci je potřeba nakonfigurovat webový formulář a oznamovací e-mail, ale také formulář změny hesla! Obnovení zapomenutého hesla totiž funguje na principu změny hesla. Po zadání uživatelského jména a e-mailové adresy z profilu přijde na danou adresu oznamovací e-mail. Tento e-mail musí obsahovat řetězec <#hd_changePassword_url>, který představuje URL na formulář pro změnu hesla k účtu uživatele.

Obrázek 17.19. Příklad formuláře zapomenutého hesla

V případě použití ověření má každý zákazník má svůj login. Každý login představuje jeden řádek v tabulce v databázi. Nový záznam v tabulce může provést buď správce databáze nebo sám zákazník pomocí formuláře pro registraci, který se nastavuje na této kartě. Pomocí tohoto formuláře si budou moci uživatelé sami registrovat svůj přístup do Helpdesku.

Obrázek 17.20. Příklad registrace

Odkaz na stránku s registrací použijeme ve formátu:

<a href="<#hd_createUser_url>">registrace</a>

Tento odkaz najdeme také v nápovědě zástupných řetězců v levé části obrazovky.

Doporučujeme nejdříve přečíst kapitolu 14. POP3 přiřazení. Jednotlivé e-mailové adresy lze přiřadit kromě uživatelů TaskPoolu také konkrétním uživatelům Helpdesku. Tito uživatelé musí do Helpdesku přistupovat pomocí ověření. Pokud je určitá e-mailová adresa přiřazena konkrétnímu uživateli, při příchodu požadavku e-mailem jej systém vybere z POP3 schránky a převede na helpdeskový požadavek, jehož zadavatelem je uživatel, který má přiřazenou danou e-mailovou adresu. Původní e-mailová adresa, ze které požadavek přišel, je pak uložena v dynamickém poli tasku.

Uživatele lze přiřadit jak na určitou konkrétní adresu (např. adam.novak@taskpool.cz), tak i na skupinu adres (např. pouze @taskpool.cz). Přiřadit lze také jazykovou verzi.

Postup vytvoření přiřazení je následující:

Tlačítkem Mapovat všechny uživatele TaskPool automaticky namapuje všechny uživatele z dané databáze na e-maily, které mají uloženy v databázi.

Checkbox Mapovat všechny uživatele automaticky zajistí, že každý nově přidaný uživatel do databáze bude automaticky mapován.

Doporučujeme nejdříve přečíst kapitolu 3.9. Karta E-mail Interface. Další možnost je došlý e-mail strukturovat na více informací.

Obrázek 17.23. Helpdesk: e-mail interface

Strukturování e-mailu máme naznačeno na obrázku. V tomto případě řádek začínající řetězcem "Text:" se převede na popis tasku, řádek začínající "Vyprší:" se převede na deadline tasku apod.

Podle Unikátní hodnoty se hledá již existující helpdeskový požadavek v daném poolu, který obsahuje ve stejném poli totožný text (například Text: akce001). V případě shody se text došlého e-mailu připojí jako komentář právě k tomuto požadavku (pozor na přemazání Názvu tasku názvem nového e-mailu). V opačném případě TaskPool založí nový helpdeskový požadavek. Unikátní hodnota není povinný údaj.

Pokud je zatrženo pole Akceptovat všechny e-mailové adresy, za odesílatele budou považovány všechny e-mailové adresy, na které daný e-mail došel vč. adres, na které došly kopie. V případě, že toto pole nebude zatrženo, jako adresa odesílatele se bude považovat pouze adresa skutečného odesílatele e-mailu.

Možnost Ignorovat podle výrazu lze použít pro zahození došlých e-mailů, které splňují zadané parametry, například:

mail.from == email1@domena.cz or mail.from == email2@domena.cz (ignoruje e-maily od vypsaných adresátů)

mail.subject == text1 (ignoruje e-maily s výrazem "text1" v předmětu

mail.body == text2 (ignoruje e-maily s výrazem "text2" v těle)

Více informací o syntexi lze najít na stránkách výrobce: http://commons.apache.org/proper/commons-jexl/reference/syntax.html

V případě, že chceme Použít TLS ověření, je mimo zaškrtnutí toho políčka nutné do Javy importovat nástroj "Keytool" podle návodu na této adrese: https://docs.oracle.com/javase/8/docs/technotes/tools/#security

Kompletní konfiguraci libovolného Helpdesku můžeme kopírovat mezi jednotlivými pooly. V administraci v seznamu poolů stačí kliknout na tlačítko Kopírovat Helpdesk, a to u toho poolu jehož helpdeskovou konfiguraci chceme kopírovat. Po kliknutí se objeví okno, ve kterém vybereme pouze cílový pool, do kterého se má konfigurace zkopírovat.

Obrázek 17.24. Kopírování Helpdesku

Pokud cílový pool již obsahuje aktivní Helpdesk, objeví se dotaz na přepsání dosavadní konfigurace.

SLA časy jsou definovány ve dnech nebo v hodinách.

RT (Reaction Time, Reakční doba)

FT (Fix Time, Čas řešení)

Pro uvedení SLA do provozu je potřeba vytvořit SLA schéma a přiřadit dané schéma k poolu, ve kterém s ním chceme pracovat. Vytváření se provádí v administraci na záložce "SLA" přiřazení k poolu se provádí na kartě "SLA schémata" v editaci poolu (viz kapitola 3.7. Karta SLA schémata).

Obrázek 18.1. Konfigurace SLA časů

V konfiguraci SLA znamenají časy "Od" a "Do" dobu, kdy se počítá daný SLA čas. Je to vlastně pracovní doba, kdy se řeší dané tasky. Pro každou prioritu je možné nastavit vlastní časy. Dále je možné definovat svátky, které se zahrnují do nepracovních dní pro všechny priority, ty se nastavují na dolním konci konfiguračního formuláře. Podle nastavení na předchozím obrázku se bude pro task s prioritou "1" počítat SLA čas od pondělí do pátku vždy od 8:00 do 20:00, RT bude 4 hodiny a FT bude 8 hodin. To znamená, že task musí být převzat do 4 hodin a do 8 hodin musí být task vyřešen. Vše počítáno v pracovní době.

Pokud je task zadán v pracovní době, nic se nemění. Např. pokud zadáme task s prioritou 1 v pondělí v 8:00, tak musí být task převzat v 12:00 a v 16:00 musí být task vyřešen. Pokud je task zadán před pracovní dobou nebo v nepracovní den, výchozí čas se nastaví na začátek pracovní doby na nejbližší další (současný) pracovní den. Pokud tedy v tomto případě zadáme task v neděli ve 22:00, tak se jako začátek nastaví pondělí 8:00 a jednotlivé časy budou stejné, jako kdybychom zadali task v pondělí v 8:00. To vše za předpokladu, že toto pondělí není definováno jako svátek. Kdyby bylo, tak se jako začátek nastaví úterý 8:00. Mimo nastavenou pracovní dobu se časy neodečítají.

U každého schématu lze nastavit možnost, zda se po vrácení tasku k přepracování znovu zapne SLA a zda se při stavech Čeká na informaci a Nové podmínky SLA výpočet pozastaví.

SLA výpočet může být výpočetně náročná operace, proto pro optimalizaci výkonu serveru je možné nastavit periodu výpočtu (od 1 min. výše - výchozí hodnota je 5 min.)

POZN.: Pro každou prioritu musí být nastaven minimálně jeden pracovní den.

Parametr pro určení časového okna (ve dnech), pro které se počítá SLA: sla.calendar.start=-4000 sla.calendar.length=10000 . Díky tomu se u SLA omezí přespočet a zrychlí se server.

Zapnuté SLA poznáme odlišným zobrazením sloupce "Termín" na pracovišti. Zatímco klasický deadline zobrazuje pouze počet dní do vypršení a datum vypršení, SLA zobrazuje dva zmíněné časy.

Obrázek 18.2. Zobrazení bez aktivního SLA

Obrázek 18.3. Zobrazení s aktivním SLA

Při zapnutém SLA značí "R" pro ReactionTime a "F" je FixTime.

Platí následující pravidla:

Rozlišujeme dva typy FT:

Tento manuální FT je možné změnit zpět na automatický. Opět musíme potvrdit dialog, že chceme upravit FT. Poté se pod kolonkou "Nové podmínky" zobrazí tlačítko "Spočítat dle SLA", které nastaví FT na původní hodnotu.

Pokud existují již zadané tasky podle některého SLA schématu a toto schéma se rozhodneme změnit, máme několik možností. Při ukládání editovaného SLA schématu se TaskPool zeptá na další postup:

Obrázek 18.4. Přepočet manuálních časů podle SLA

Jednak máme možnost nastavit, zda chceme podle nového schématu přepočítat tasky, které mají nastaven automatický FT podle původního SLA schématu. Ohledně tasků, které mají manuální FT máme tři možnosti:

EDM je možné nakonfigurovat pouze nad jednou databází zároveň, počet tabulek omezen není. Zároveň lze použít více .xml souborů pro více EDM. Základní EDM vypadá zhruba takto:

Obrázek 20.2. External Database Manager

V našem příkladu používáme dvě tabulky, jednu pro firmy a další pro jednotlivé kontakty. Každý kontakt náleží do jedné z firem.

V přehledu vidíme všechny záznamy v dané tabulce. Nový záznam vytvoříme kliknutím na tlačítko + Company, úpravu již vytvořeného záznamu vyvoláme kliknutím na libovolnou položku daného záznamu. Názvy tlačítek lze definovat v konfigurace EDM.

Nejprve je potřeba rozbalit zdrojový kód EDM do adresáře Tomcatu "vedle" TaskPoolu. Tedy pokud se soubory TaskPoolu nachází např. v adresáři ..\Tomcat 8.0\webapps\ROOT , soubory EDM rozbalíme do adresáře ..\Tomcat 8.0\webapps\ExternalDatabaseManager\ .

Dále je potřeba do složky ..\ROOT\logos\customer_1\ vytvořit podsložku ..\ROOT\logos\customer_1\externalDatabaseManager\ , do které umístíme konfigurační soubor EDM s názvem applicationXml.xml.

Podobně jako u konfigurace ověření a Helpdesk, i zde se nabízí možnost rychlého zprovoznění EDM pomocí vzorové konfigurace. Tu lze použít v případě, že jsme použili vzorovou databázi pro ověření (viz kapitola 16.3. Použití vzorové databáze. V tom případě stačí zkopírovat konfigurační soubor:

..\ROOT\WEB-INF\tools\edm\applicationXml.xml

do tohoto adresáře:

..\ROOT\logos\customer_1\externalDatabaseManager\

V konfiguračním souboru pak již nastavíme pouze přístup k databázi a oprávnění pro jednotlivé uživatele. Kompletní konfiguraci tohoto souboru je věnována následující podkapitola.

Dá se nakonfigurovat jeden a více souborů applicationXml.xml. V EDM se poté dá vybrat mezi těmito soubory.

Pro správnou funkci EDM je třeba mít správně nakonfigurován soubor applicationXml.xml.

<Application>
    <!-- název zobrazovaný v záhlaví stránky -->
    <Name>EDM</Name>
    <!-- verze zápisu, při každé změně v souboru je třeba verzi navýšit o 1,
         aby TaskPool poznal, že v souboru došlo ke změně -->
    <Version>1</Version>
    <!-- login uživatele, která má mít přístup do EDM -->
    <Access>
        <User>
            <Username>admin</Username>
        </User>
        <!-- volitelně lze umožnit přístup do EDM více uživatelům
             tímto způsobem -->
        <User>
            <Username>login2</Username>
        </User>
    </Access>
    <!-- URL pro připojení k databázi EDM, nikoliv db TaskPoolu!
         Příklad pro MySQL -->
    <Database>
        <URL>jdbc:mysql://localhost:3306/nazevDatabaze?
             characterEncoding=utf8</URL>
        <Username>login</Username>
        <Password>heslo</Password>
    </Database>
    <ManagerUrl>
        <!-- URL umístění EDM pro komunikace mezi EDM a TaskPoolem -->
        <CommunicationUrl>http://www.taskpool.net/ExternalDatabaseManager/
          </CommunicationUrl>
        <!-- URL umístění EDM pro webový prohlížeč -->
        <BrowserUrl>http://www.taskpool.net/ExternalDatabaseManager/
          </BrowserUrl>
        <!-- URL TaskPoolu -->
        <TaskPoolUrl>http://www.taskpool.net/</TaskPoolUrl>
		<!--  id ověření (pokud je vyplněno, není nutno výše definovat Database -->
	    <TaskPoolAuthId>2</TaskPoolAuthId>
    </ManagerUrl>

    <!-- Pokud jsme použili vzorovou databázi, zde je možné konfiguraci
         ukončit. V následující části konfigurujeme konkrétní tabulky
         a sloupečky v databázi. -->

    <Objects>
        <Object>
            <!-- název tabulky v databázi -->
            <Name>company</Name>
            <Legends>
                <!-- název, který se bude zobrazovat v přehledu tabulek -->
                <Overview>Companies</Overview>
                <!-- název, který se bude zobrazovat v detailním zobrazení
                     jednoho záznamu -->
                <Detail>Company</Detail>
            </Legends>
            <!-- popis, který se bude zobrazovat jako backreference
                 a reference, více níže -->
            <Label>{id} - {name}</Label>
            <!-- definice každého property odpovídá jednomu sloupečku
                 v tabulce -->
            <Properties>
                <Property>
                    <!-- název sloupce v databázi -->
                    <Name>id</Name>
                    <!-- název, který se bude zobrazovat v EDM -->
                    <Legend>ID</Legend>
                    <!-- pokud je true, hodnota se bude zobrazovat v seznamu
                         položek tabulky, pokud je false, bude se zobrazovat
                         pouze v detailním zobrazení jednotlivé položky -->
                    <ShowInOverview>true</ShowInOverview>
                    <!-- true pokud je hodnota generována automaticky a není
                         možné ji změnit, tento element je nepovinný -->
                    <Generated>true</Generated>
                </Property>
                <Property>
                    <Name>name</Name>
                    <Legend>Name</Legend>
                    <ShowInOverview>true</ShowInOverview>
                </Property>
            </Properties>
            <BackReferences>
                <BackReference>
                    <Name>contact</Name>
                    <Property>companyId</Property>
                    <Legend>Contacts</Legend>
                </BackReference>
            </BackReferences>
        </Object>

        <Object>
            <Name>contact</Name>
            <Legends>
                <Overview>Contacts</Overview>
                <Detail>Contact</Detail>
            </Legends>
            <Label>{id} - {firstname} {lastname}</Label>
            <Properties>
                <Property>
                    <Name>id</Name>
                    <Legend>ID</Legend>
                    <ShowInOverview>true</ShowInOverview>
                    <Generated>true</Generated>
                </Property>
                <Property>
                    <Name>username</Name>
                    <Legend>Username</Legend>
                    <ShowInOverview>true</ShowInOverview>
                </Property>
                <Property>
                    <Name>password</Name>
                    <Legend>Password</Legend>
                    <ShowInOverview>false</ShowInOverview>
                </Property>
                <Property>
                    <Name>firstname</Name>
                    <Legend>Firstname</Legend>
                    <ShowInOverview>true</ShowInOverview>
                </Property>
                <Property>
                    <Name>lastname</Name>
                    <Legend>Lastname</Legend>
                    <ShowInOverview>true</ShowInOverview>
                </Property>
                <Reference>
                    <Name>companyId</Name>
                    <Legend>Company</Legend>
                    <ShowInOverview>true</ShowInOverview>
                </Reference>
                <Property>
                    <Name>email</Name>
                    <Legend>Email</Legend>
                    <ShowInOverview>true</ShowInOverview>
                </Property>
                <Property>
                    <Name>phone</Name>
                    <Legend>Phone</Legend>
                    <ShowInOverview>true</ShowInOverview>
                </Property>
                <Property>
                    <Name>note</Name>
                    <Legend>Note</Legend>
                    <ShowInOverview>false</ShowInOverview>
                </Property>
                <Property>
                    <Name>isManager</Name>
                    <Legend>Manager</Legend>
                    <ShowInOverview>true</ShowInOverview>
                    <Html type="1">
                        <Options>
                            <Option value="1">Yes</Option>
                            <Option value="0">No</Option>
                        </Options>
                    </Html>
                </Property>
                <Property>
                    <Name>isActive</Name>
                    <Legend>Active</Legend>
                    <ShowInOverview>true</ShowInOverview>
                    <Html type="1">
                        <Options>
                            <Option value="1">Yes</Option>
                            <Option value="0">No</Option>
                        </Options>
                    </Html>
                </Property>
            </Properties>
            <BackReferences/>
        </Object>
    </Objects>
</Application>

Sloupec tabulky často zobrazuje cizí klíč jiné tabulky. Pokud chceme zobrazit hodnotu z této tabulky a ne jen ID hodnoty, použijeme místo <Property> element <Reference>.

<Object>
	<Name>lokalita</Name>
	<Legends>
		<Overview>Lokality</Overview>
		<Detail>Lokalita</Detail>
	</Legends>
	<Label>{id}- {nazev}</Label>
    <Properties>
        <Property>
            <Name>id</Name>
            <Legend>Lokalita</Legeng>
            <ShowInOverview>true</ShowInOverview>
        </Property>
</Object>

V případě, že se chceme odkazovat na předchozí záznam, použijeme element <Reference> následovně:

<Reference>
    <Name>lokalita</Name>
    <Legend>Lokalita</Legend>
</Reference>

Potom se bude místo hodnoty "ID" zobrazovat "ID - název". Dále při úpravě záznamu se bude v detailním zobrazení místo textového pole zobrazovat selectbox, který zobrazí hodnoty z tabulky "Lokalita". Musí být ale definované cizí klíče, tedy vytvořená vazba mezi tabulkami.

Dále si představme tabulku "contact" obsahující cizí klíče z tabulky "company". Jedna firma tedy může mít více přiřazených uživatelů. Pokud chceme v detailu hodnoty firmy zobrazovat všechny záznamy uživatelů, které obsahují cizí klíč (id_contact), použijeme element <Backreference>. Obsah elementu <Name> určuje název objektu, <Property> název property z objektu, který je již v EDM obsažen a <Legend> název zobrazovaný v EDM. Element <Backreference> se přidává za element <Properties>.

<Backreferences>
    <Backreference>
        <Name>contact</Name>
        <Property>id_contact</Property>
        <Legend>Uživatel</Legend>
    </Backreference>
    <Backreference>
        <!-- další záznam -->
    </Backreference>
</Backreferences>

Pokud chceme v přehledu zobrazit jinou hodnotu, než je uložená v databázi, použijeme vlastnost <Options>.

<Property>
	<Name>id</Name>
	<Legend>ID</Legend>
	<ShowInOverview>true</ShowInOverview>
	<Html type="1">
        <Options>
            <Option value="1">Hodnota 1</Option>
            <Option value="2">Hodnota 2</Option>
            <Option value="3">Hodnota 3</Option>
        </Options>
    </Html>
</Property>

Normálně by se v položce tabulky zobrazovala hodnota "ID", nyní se však bude zobrazovat Hodnota 1, Hodnota 2, Hodnota 3. V detailu záznamu se bude zobrazovat selectbox, namísto textového pole.

Od verze EDM 1.145 je možné sledovat přístupy a změny v databázi EDM pomocí logu. Ten se ukládá do ./WEB-INF/logs/.

Zamčený záznam nemůže být editován žádným uživatelem. Právo zamykání má defaultně pouze administrátor, ale může ho přidělit i ostatním uživatelům pomocí tlačítka Upravit nastavení na kartě "Evidence nákladů". Zobrazí se tento formulář:

Obrázek 21.3. Obecné nastavení evidence nákladů

Pokud jsou záznamy zamčeny do 1.1.2019 jak vidíme na obrázku, lze upravovat pouze záznamy novější tohoto data, starší záznamy již nebude možné měnit.

Pro zamknutí stačí nastavit datum, do kterého budou záznamy zamčeny a nastavení uložit. Z tohoto místa je také možné záznamy času exportovat do externího souboru, více v následující podkapitole. Export bude popsán v následující podkapitole.

V TaskPoolu má každý uživatel možnost exportovat svoje záznamy času, postup je popsán v uživatelském manuálu v kapitole 3.6. Export záznamů času.

Funkce Vyúčtování nabízí rychlý a jednoduchý způsob, jak vybrat konkrétní záznamy času a exportovat je do externího souboru či připravit k tisku, např. jako podklad pro fakturu. Funkce není primárně tvořena přímo pro fakturaci, doporučujeme ji používat pro export záznamů času do jiných systémů popř. pro tvorbu dodacích listů. Výhodou této funkce je možnost účtování záznamů času z ještě nedokončených tasků.

POZN.: Právo pro tvorbu vyúčtování má každý uživatel, který má právo na zamykání záznamů času.

Kliknutím na tlačítko Vyúčtování v menu "Jiné akce" na pracovišti se dostaneme do obrazovky pro tvorbu a editaci jednotlivých vyúčtování. Doporučujeme tvořit pro každý projekt samostatné vyúčtování.

Obrázek 21.4. Seznam vyúčtování

Formulář pro tvorbu nového vyúčtování provedeme pomocí tlačítka Nový v menu v levé části obrazovky. Kdykoliv vyúčtování některý z uživatelů edituje, v té chvíli se dané vyúčtování ostatním uživatelům uzamkne a aktuálně editující uživatel je zobrazen ve sloupečku "Zamčeno uživatelem". Po ukončení editace daným uživatelem tato informace zmizí. Křížek slouží k manuálnímu zrušení v případě, že editující uživatel z nějakého důvodu nedokončil editaci.

Obrázek 21.5. Zamknuté vyúčtování

Samotná tvorba vyúčtování probíhá následovně:

Obrázek 21.6. Nové vyúčtování

Na úvodní obrazovce vyplnímě Číslo a Název vyúčtování (oba údaje lze dodatečně změnit). Po otevření vyúčtování začneme vybírat konkrétní záznamy času, které budou do vytvářeného vyúčtování zahrnuty.

V seznamu jsou defaultně nabízeny veškeré záznamy času z celé databáze, které má uživatel právo vidět. Pomocí filtrů v horní části obrazovky můžeme jejich výběr upřesnit. Poté stačí zatrhnout ty záznamy, které mají být v daném vyúčtování obsaženy. Výběr potvrdíme tlačítkem Uložit.

POZN.: Platí pravidlo, že každý záznam času může náležet pouze do jednoho vyúčtování. Z tohoto důvodu doporučujeme vytvořit alespoň jedno vyúčtování pro interní výkony, které se neúčtují zákazníkovi. Díky tomu nebudou překážet v seznamu záznamů při tvorbě dalšího vyúčtování pro zákazníka.

Obrázek 21.7. Tvorba vyúčtování

Dokud ponecháme dané vyúčtování otevřené, můžeme v něm nadále provádět změny. Po uzavření již není možné vyúčtování editovat. K dispozici je také třetí stav "Zrušeno". Ten použijeme tam, kde dané vyúčtování z nějakého důvodu ztratilo smysl. Výhodou přepnutí do tohoto stavu je fakt, že veškeré záznamy času v něm obsažené se rázem stanou volné pro ostatní vyúčtování.

POZOR! Zrušení vyúčtování je nevratná akce!

Každé vyúčtování můžeme exportovat pomocí tlačítka Tisk v přehledu vyúčtování. K dispozici je standardní šablona "Vyúčtování", která připraví záznamy pro tisk. Je možné použít i jiné šablony, např. pro zmíněný export do jiných systémů apod., problematika exportních šablon je popsána v administrátorském manuálu v kapitole 12. Šablony. Při použití standardní šablony dostaneme zhruba tento výsledek:

Obrázek 21.8. Tisková šablona vyúčtování

Pokud se v seznamu pro tisk zobrazuje více šablon, o školení k nim požádejte svého administrátora.